Projectmatig werken is meer dan een methodiek: het is een mindset die, wanneer correct toegepast, kan leiden tot belangrijke verbeteringen in de manier waarop projecten worden geïnitieerd, uitgevoerd en afgerond. Het biedt duidelijkheid, structuur en een pad naar succes voor zowel kleine als grote initiatieven.
In de werking van elk lokaal bestuur is het constant zoeken naar de balans tussen routine, aanpassingsvermogen en projectgerichte taken. Deze elementen vormen samen de dynamiek die nodig is om hedendaagse uitdagingen aan te gaan. Maar hoe zorg je ervoor dat teamleden efficiënt samenwerken en elkaar versterken, en dat ze taken en projecten kwaliteitsvol afronden? Een deel van het antwoord ligt in de kunst van projectmatig werken, een vaardigheid die steeds waardevoller wordt binnen de publieke sector.
Drie werkvormen: improvisatie, routine en projecten
Werken in de hedendaagse dynamische omgeving omvat drie essentiële werkvormen: improvisatie, routine en projecten. Elk speelt een cruciale rol in het succesvol navigeren door de dagelijkse en langetermijn-uitdagingen die organisaties tegenkomen.
- Improvisatie vereist snelheid en flexibiliteit, de kunst om aan te passen aan onverwachte situaties.
- Routine speelt een rol in de dagelijkse taken die consistentie en efficiëntie garanderen.
- Projecten hebben een focus op specifieke, doelgerichte inspanningen en vragen om een gestructureerde aanpak.
Elke werkvorm is cruciaal binnen onze takenpakketten, diensten en organisaties. Om de balans te bewaren, is het cruciaal om:
- inzicht te hebben in wanneer een taak als project moet worden behandeld;
- structuur te bieden voor een succesvol en duurzaam resultaat;
- heldere doelen te stellen voor elk project;
- middelen efficiënt in te zetten;
- en de voortgang nauwgezet te bewaken om tijdig bij te sturen.
Een gemeenschappelijke taal en aanpak
Een uniforme projectmethode binnen een organisatie kan wonderen doen. Het creëert een gemeenschappelijke taal, waardoor teamleden effectiever met elkaar communiceren en samenwerken. Een gestandaardiseerde en consequente aanpak zorgt voor:
- de (h)erkenning van projecten;
- een duidelijkere stand van zaken voor alle betrokkenen;
- en een gestroomlijnde voortgangsbewaking.
Dit leidt niet alleen tot de verbetering van de algemene projectuitvoering, maar ook tot de snellere identificatie en oplossing van knelpunten, betere resultaten en een hogere tevredenheid van collega’s en burgers.
Zelf aan de slag: tweedaagse opleiding Projectmanagement voor lokale besturen (23 en 30 mei 2024, Gent)
Een praktijkgerichte workshop in projectmatig werken biedt de nodige kennis en vaardigheden om de drie werkvormen effectief te balanceren én projecten succesvol te leiden en te voltooien.
Het verloop van deze tweedaagse:
- Vooraf krijgt u de kans om een intakeformulier in te vullen zodat de trainer maximaal kan inspelen op uw concrete leerbehoefte.
- Eerst maken we kennis met projectmatig werken: Wat betekent dit? Welke methodes bestaan er om projecten goed te beheren? In de opleiding gebruiken we hiervoor een 10-stappenplan gebaseerd op de projectlevenscyclus. Aan de hand van verschillende toegankelijke sjablonen maken we projectmatig werken tastbaarder.
- Vervolgens doorlopen we de 10 stappen, eerst aan de hand van een voorbeeld, en vervolgens toepassen op een eigen project. We werken hiervoor in kleine groepjes van max. 4 personen. U leert het project voorbereiden tot in de puntjes, u maakt kennis met een instrument om dit te beheren en tot een goed einde te brengen. Ook communicatiemethodes komen aan bod om zoveel mogelijk draagvlak en steun te krijgen bij de implementatie.
Door deel te nemen, verrijkt u niet alleen uw eigen vaardigheden maar draagt u ook bij aan een verbeterde samenwerking en efficiëntie binnen uw team en organisatie. Of u nu aan het begin staat van uw traject in projectmatig werken of uw vaardigheden verder wilt ontwikkelen, deze opleiding biedt een waardevolle stap voorwaarts.
