Publicatie in de kijker: mandaatopdracht - sluitstuk voor strategisch management

Terug naar het overzicht Publicatie in de kijker: mandaatopdracht - sluitstuk voor strategisch management

Datum: zaterdag 15 juni 2019

Auteur(s): Uitgeverij Vanden Broele

De nieuwe legislatuur komt op koers. De bedrijfsdoelstellingen worden duidelijk. De periode waarbinnen ze moeten gerealiseerd worden is eveneens duidelijk. Het managementteam is nu aan zet. Onder leiding van de algemeen directeur kan een strategische planning opgemaakt worden en kan de timing worden uitgezet. Maar hoe kan de algemeen directeur er nu zeker van zijn dat al die goede voornemens gaan uitmonden in de realisatie van het bestuursakkoord?

Misschien ontbreekt voor een optimaal strategisch management wel een instrument op het dash-board van de algemeen directeur. Dat is alvast de overtuiging van Kathleen Lambrechts en Roel Verhaert, de auteurs van de Snelgids gemeentelijke werking. Vanuit hun ervaring met mandaatopdrachten zien ze dit unieke instrument als de tool bij uitstek om het dash-board van een stevig en wendbaar stuur te voorzien. We nemen u even mee in een bondige outline van deze beproefde logica.

 

De rol van de algemeen directeur

De algemeen directeur moet de vinger aan de pols kunnen houden, zonder dag en nacht te werken en alles zelf te moeten oplossen. Dat kan hij of zij alleen maar bereiken via een degelijke manier van opdrachten geven, delegeren, rapporteren en bijsturen. De algemeen directeur wordt immers als hoogste ambtenaar in fine afgerekend op de uitvoering van de politieke doelstellingen.

Door een mandaatopdracht af te sluiten met heel het managementteam, krijgt de algemeen directeur een zeer adequaat sturingsmiddel in handen. De mandaatopdracht is immers een techniek die toelaat op basis van indicatoren de koers te bepalen waar het managementteam heen moet. Maar vooral gaat de aandacht naar de resultaten die behaald moeten worden in plaats van naar de activiteiten die georganiseerd worden. De mandaatopdracht kent een methodiek waarbinnen afspraken worden gemaakt tussen de managementteamleden en hoe ze zich gaan richten naar het middenmanagement en uiteindelijk ook naar de werkvloer in het kader van een resultaatsgerichte flow.

 

De campanile

Het managementteam, waar de algemeen directeur decretaal de voorzitter van is, zit vaak onbewust en ongewild in een campanile-toren. Het kenmerk van een campanile-toren is dat hij losstaat van de rest van het gebouw. Als in de praktijk zou blijken dat het management zich in de campanile-toren bevindt en de rest van de organisatie in het aangrenzende gebouw dan is de kans groot dat er twee afzonderlijke dynamieken ontstaan. Wie kent als leidinggevende het gevoel niet dat de uitvoering niet loopt zoals gerapporteerd? Als de manager of leidinggevende in kwestie bovendien er té laat van op de hoogte wordt gebracht, groeit de frustratie zienderogen. Terechtkomen in een virtuele wereld waar alles OK is, maar die danig verschilt van de realiteit, moet hoe dan ook vermeden worden.

 

Prioriteren

Binnen het strategisch management van de algemeen directeur is de prioritering, overeenkomstig wat het politiek beleid wil bereiken, van groot belang. Daar heeft de decreetgever in een afsprakennota voorzien tussen het politieke en ambtelijke niveau.

Prioriteiten kunnen immers slechts gerealiseerd worden in de mate dat de algemeen directeur de beschikbare middelen kan inzetten. Een voorbeeld is het budget. Als er voor dit jaar geen budget voorzien is om een bepaalde activiteit of een bepaald proces op te starten of om een bepaald project te verwezenlijken, dan zal er moeten geschoven worden met de processen en projecten. Dat is een bijzonder moeilijke klus omdat niet alle middelen even stabiel zijn. Personeel is daarvan een goed voorbeeld. Het ene personeelslid is het andere niet. Maar ook een prima medewerker kan omwille van bijvoorbeeld externe factoren plots disfunctioneren. De algemeen directeur in samenspraak met de HR-directeur wordt vaak gedwongen om zich dagelijks over de kopzorgen van de personeelsinzet te buigen.

 

De uitvoering in (management)teamverband

In een gemeentebestuur is, qua uitvoering van het bestuursakkoord, het samenspel tussen de algemeen directeur, de financieel directeur, de HR-directeur en de strategisch coördinator de faal- of succesfactor. Bij uitbreiding gaat het over heel het managementteam.

Naarmate het managementteam zich als een echt team profileert, werkt dit de maturiteit en de professionalisering van de gehele organisatie in de hand. De mandaatopdracht al dan niet gekoppeld aan het operationeel plan, is een noodzakelijke schakel die in vele organisaties (nog) ontbreekt. Het vereenzelvigt de wijze van samenwerking op een meetbare manier. De mandaatopdracht en zijn rapporteringstools vermijden ongelukken op het parcours van de realisatie van het bestuursakkoord. De mandaatopdracht is een soort van verzekering voor de algemeen directeur en zijn managementteam. Het moet hem of haar de nodige nachtrust kunnen bezorgen dat de organisatie op koers zit. Het is het kompas van het management. De mandaatopdracht zet in op dit gevoel van (on)zekerheid.

In een mandaatopdracht engageren de managementteamleden zich tegenover mekaar om mekaar te helpen gezamenlijk de doelstellingen te bereiken. Dit engagement vertaalt zich in een formele methodiek. De evaluatie van dit engagement zal zich ook uiten in een resultaatsgerichte remuneratie. Wie een project voor zijn rekening neemt, krijgt binnen de mandaatopdracht de regie om dit project ook te kunnen verwezenlijken. Met andere woorden krijgt de regisseur de macht en de middelen. Zonder vooraf duidelijk de contouren te trekken van deze methodiek, is een succes niet vanzelfsprekend. De mandaatopdracht faciliteert regierollen: een moderne wijze van horizontaal het doel te bereiken.

 

Meer info

Meer info over mandaatopdrachten? Kathleen Lambrechts (adviseur van de algemeen directeur Stad Antwerpen) en Roel Verhaert (ere-stadssecretaris Stad Antwerpen) bundelden hun expertise in een toegankelijk caseboekje waarin twee voorbeelden van mandaatopdrachten in de diepte werden uitgewerkt.

Besturen die geabonneerd zijn op HRMConnect of MATConnect, kunnen de publicatie online consulteren via deze link.

Papieren exemplaren kunnen eenvoudigweg besteld worden via de webshop van Uitgeverij Vanden Broele.