Delegeren betekent dat je als leidinggevende taken (en eventueel een deelverantwoordelijkheid) overdraagt aan anderen, waardoor je iets meer tijd en ruimte voor jezelf creëert voor zaken waar je anders nauwelijks aan toekomt.
Een ander belangrijk voordeel (en ook doelstelling) van delegeren is, dat je zo medewerkers kansen en uitdagingen biedt om te kunnen groeien in hun ontwikkelingsniveau en dat is in deze tijden ook heel belangrijk.
Om te delegeren zijn er twee belangrijke vragen die men zich moet stellen:
- is het werk / de taak dringend en/of belangrijk en
- heb ik medewerkers die én competent (voldoende competent) en gemotiveerd zijn voor dit werk.
Wat betreft het soort taken dat je best delegeert, zijn inderdaad de aspecten dringend & belangrijk bepalend.
Taken die:
- dringend én belangrijk dat je die zelf doet: zelf opnemen en tijd hiervoor nemen;
- (nog) niet dringend en belangrijk dat je die zelf doet: zelf opnemen en inplannen als ‘vastblokken’ in je agenda; eventueel kan er iemand mee helpen als ondersteuning of als voorbereiding;
- dringend maar niet belangrijk zijn dat je die zelf doet: delegeren aan de ‘passende’ medewerker(s);
- niet dringend en niet belangrijk zijn: vaak zegt men: niet doen, maar meer en meer wordt dit soort zaken ook als energiegevend beschouwt, bv. netwerking, koffie in de gang, lang telefoontje met een collega, enz.
Dus: de taken die dringend zijn, maar niet belangrijk dat je die zelf doet, delegeer je best. En ook kan je bekijken of medewerkers (deels) kunnen helpen bij de voorbereiding van taken die je inplant voor een later moment (bv. het voorbereiden van een nota of presentatie).
Daarbij kijk je dus ook naar welke medewerker én de competenties heeft, of kan groeien in die competenties (via de taakuitvoering), en tegelijkertijd ook de nodige motivatie en het eigenaarschap heeft om de gedelegeerde zaken goed op te pakken, met inzet, tijd-gevoeligheid en positieve energie.
Vaak zijn we genoodzaakt om werk te delegeren aan medewerkers die minder gemotiveerd zijn, negatief zijn, of de nodige competenties niet of grotendeels niet hebben … Het kan soms moeilijk anders, maar dan zien we ook dat we vaak heel wat dienen op te vangen van wat niet gebeurt of fout loopt …
Meer weten over delegatie van bevoegdheden?
Als abonnee op MATConnect kan je gratis de publicatie 'Delegatie van bevoegdheden binnen lokale besturen' raadplegen.
Minstens even interessant zijn de praktische 'modellen van delegatie' om meteen aan de slag te gaan.
