Heel wat organisaties hebben de klassieke evaluatiecyclus (Kelchteriaanse cyclus) achter zich gelaten en zetten evaluatiegesprekken alleen nog in bij specifieke gelegenheden zoals bij minder goed functioneren of bij nieuwe medewerkers. De norm wordt de inzet van feedbackgesprekken – of vaak ook co-fee-gesprekken (coaching-feedbackgesprekken) genoemd –, samenwerkingsgesprekken, jaargesprekken en functioneringsgesprekken.
Hierna volgen een tiental tips voor het professioneel, aangenaam, doelgericht en interactief voeren van échte feedbackgesprekken:
- Weet wat de organisatie bedoelt en beoogt met een feedbackgesprek. Wat is dat bij jullie? Wat wordt er besproken? Wat is de doelstelling? Is er een bepaalde structuur die gehanteerd wordt? Is er een template? Moet er een verslag gemaakt worden? Wanneer vinden ze plaats? Wie neemt het initiatief? Heel veel vragen die belangrijk zijn om feedbackgesprekken duidelijk te kunnen voeren.
- Communiceer aan je medewerkers wat je wil doen in het feedbackgesprek. Wat zal er besproken worden (en wat niet, bijvoorbeeld geen scores)? Hoe plan je de gesprekken? Wees helder, duidelijk, concreet en zorg dat mensen zich geen verkeerde voorstelling maken van het gesprek.
- Plan het gesprek. Bereid het gesprek goed voor en vraag ook aan je medewerkers om dit voor te bereiden (conform de topics die je wil bespreken).
- Kies de juiste tijd en plaats. Selecteer een geschikte locatie waar je ongestoord kunt praten en waar de medewerker zich op zijn gemak voelt. Sommige leidinggevenden willen dit gesprek ook meer informeel doen en voeren bijvoorbeeld al wandelend feedbackgesprekken. Dat kan zeker, zolang de beide gesprekspartners zich er goed bij voelen.
- Wees specifiek. Geef concrete voorbeelden om je feedback te ondersteunen, zodat de medewerker begrijpt wat je bedoelt. Gebruik positieve zinnen als ‘dit gaan we anders doen volgende keer’. Concreet en helder communiceren vergemakkelijkt het juist begrijpen van hetgeen gezegd is.
- Luister actief. Geef de medewerker de kans om zijn of haar zegje te doen en te reageren. Stel open vragen om inzicht te krijgen in zijn of haar perspectief. Luister met ogen en oren, met empathie en met een doelgerichte en tegelijkertijd zorggerichte blik.
- Houd het gesprek vertrouwelijk. Zorg ervoor dat de medewerker weet dat de feedback vertrouwelijk wordt behandeld, tenzij er zaken zijn die moeten worden gemeld.
- Documenteer het gesprek. Maak aantekeningen van het gesprek en de besproken actiepunten en deel deze met de medewerker. Ga voor een kort, duidelijk actiegericht verslag dat zowel door de medewerker als door de leidinggevende kan opgemaakt worden. Het verslag dient wel ondergeschikt te zijn aan het gesprek, dat altijd centraal staat.
- Follow-up. Zorg voor regelmatige follow-upgesprekken om de voortgang te volgen en verdere ondersteuning te bieden. Feedbackgesprekken staan immers niet op zich, maar zijn een soort samenvatting van zaken die doorheen het jaar gebeuren of nog op het programma staan. Ze zetten als het ware een soort ‘helikopter’ boven wat er dagelijks gebeurt.
- Feedbackgesprekken zijn altijd interactief. Feedback loopt met andere woorden langs beide kanten. Dat betekent dat beide partners feedback kunnen geven naar elkaar toe en feedback kunnen vragen of krijgen. Soms is dat even wennen, zeker als dat dan ook echt gebeurt en men open, eerlijk, in vertrouwen en zonder angst kan praten. Dat is niet altijd gemakkelijk, maar wel belangrijk! Uiteraard zullen medewerkers dit pas doen als hét fundament er is, namelijk wederzijds vertrouwen en het gevoel van een correcte, rechtvaardige behandeling.
Samengevat, het effectief voeren van feedbackgesprekken bevordert de groei en de ontwikkeling van de medewerker én van de leidinggevende. Het draagt bij aan een positieve werkcultuur. De basis is vertrouwen. Als dat er is, dan is een feedbackgesprek echt een meerwaarde. Zonder vertrouwen is dit een formeel gesprek, dat volgens de normen en afspraken wordt gevoerd, maar zonder echte ziel …
