Op 14 december vond in Hasselt de tweede intervisiedag plaats van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling van Probis. Tijdens deze stimulerende dag konden de deelnemers opnieuw heel wat ervaringen uitwisselen en kregen ze inzichten mee over het model voor hun organisatiebeheersingssysteem, de zelfevaluatie en risico-analyse.
Ervaringsdeskundige aan het woord: Stad Mechelen als baanbrekende werkgever
Na een carrière van 15 jaar als algemeen directeur van stad Mechelen deelde Erik Laga met veel plezier zijn ervaringen. Hij nam de deelnemers mee in de manier waarop Mechelen organisatiebeheersing heeft vormgegeven, de overstap van het COSO-model naar het (Mechels) A3-model en hun visie op organisatiecultuur en personeelswelzijn als integraal deel van organisatiebeheersing.
Een baanbrekende werkgever word je niet van de ene dag op de andere. Op basis van de resultaten van de welzijnsbevraging in mei 2021 werkte het managementteam van stad Mechelen een actieplan uit om samen te werken aan welzijn en werkgeluk. De belangrijkste aandachtspunten: werkdruk en stress verlichten, verticaal vertrouwen versterken en de nood aan verbinding en verbindende activiteiten na de coronaperiode. Na meerdere brainstormsessies met het middenkader, MAT en college kwamen er heel wat concrete realisaties uit de bus. Zo werkten ze een kader uit voor het verzuimbeleid, een vereenvoudigde selectieprocedure, een leidraad voor cofee-gesprekken (coaching & feedback) en legden ze accenten in het opleidingsprogramma. Een financieel HR-afsprakenkader maakte ruimte om afwezigheden op te vangen. Door de (her)activatie van het alcohol- en drugsbeleid én de betere zichtbaarheid van vertrouwenspersonen versterkten ze het preventiebeleid. En last but not least, een (de)connectiecharter met afspraken rond communiceren en sensibiliseren, mailetiquette, gezonde vergadercultuur en deconnectie buiten de werkuren.
Omdat het COSO-model te complex werd als raamwerk voor organisatiebeheersing, ging Mechelen op zoek naar een eenvoudige manier om de organisatie te beheersen en te rapporteren naar het schepencollege. Ze werkten een model op A3-formaat uit op maat van Mechelen, waarbij ze ‘organisatiecultuur’ als stabiele basis toevoegden aan de aspecten opgenomen in het Decreet Lokaal bestuur. Hierdoor gaat HR, en specifiek het luik welzijn, hand in hand met organisatiebeheersing.
Na dit inspirerende voorbeeld gingen de deelnemers in gesprek over de ervaringen met (het model van) organisatiebeheersing in hun organisatie. Een aantal rode draden:
① De meerderheid van de deelnemende lokale besturen gebruikt de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van de Vlaamse overheid. Een bruikbare kapstok, waarbij er ruimte is om zelf invulling te geven aan de verschillende aspecten.
② Organisatiebeheersing is bij velen een moeizaam proces dat vaak een lange doorlooptijd kent en daardoor verouderd kan zijn wanneer de actieplannen van start gaan.
③ Een grote uitdaging is organisatiebeheersing in de hele organisatie te integreren. Het is niet enkel een zaak voor de algemeen directeur en de betrokken beleidsmedewerker, maar een verhaal van alle medewerkers.
④ Vaak wordt er digitaal gecommuniceerd en bevraagd, maar wat met medewerkers zonder laptop of smartphone? De organisatie van plenaire sessies en workshops of dit thema op een specifiek teamoverleg brengen kan een goede aanpak zijn.
⑤ Hoe vertaal je concreet de doelstellingen en acties rond organisatiebeheersing naar medewerkers? En hoe hou je het thema organisatiebeheersing warm? Weinig medewerkers vinden dit een “sexy” onderwerp, maar via participatieve communicatie kan je meerwaarde en fierheid over de organisatie creëren.
Zelfevaluatie en risico-analyse
In de namiddag gingen we aan de slag met het inschatten van de waarschijnlijkheid en de impact van riscio’s in de eigen organisatie. Aan de hand van een lijst risico’s plaatste elke deelnemer een zelfgekozen smiley, die zijn of haar gevoel weergaf bij het begrip ‘risicoanalyse’, op een spelbord. Een leuke manier om de discussie op gang te brengen en de verschillende strategieën en interpretaties rond risico’s met elkaar te delen.
De tweede intervisiedag was opnieuw een dag met een pak waardevolle inzichten en uitwisseling, waarbij de gelijkenissen en verschillen tussen lokale besturen weer tastbaarder werden. We sloten af met de uitdaging van de dag: wie vindt een betere naam voor ‘organisatiebeheersing’?
Een fijn netwerk dat inspirerend werkt!
Sarah De Rijcke – lokaal bestuur Asse
Het netwerk werkt. De doelstelling om info en ervaringen uit te wisselen,
van elkaar te leren en een netwerk op te bouwen wordt zeker bereikt.
Erwin Loos – lokaal bestuur Wevelgem
Het lerend netwerk ontmoet elkaar opnieuw en vol goede voornemens voor 2024 op 25 januari tijdens een digitale vraagbaak.
