Leidinggeven op afstand kan heel uitdagend zijn, maar met de juiste aanpak kan dit echt ideaal worden voor iedereen. Enkele tips!
- Duidelijke communicatie. Zorg voor heldere en transparante communicatie. Gebruik verschillende communicatiekanalen zoals e-mail, videoconferenties en chat om boodschappen, info of nieuws over te brengen. Spreek af welke kanalen je waarvoor gebruikt. Bijvoorbeeld: e-mail voor langere boodschappen of chat voor korte en dringende zaken.
- Zorg dat het organisatiebeleid inzake ‘virtueel werken’ duidelijk en gekend is bij iedereen. Bouw hierop voort voor het uitwerken van een aanpak inzake ‘virtueel werken in ons team’ (eventueel met afspraken rond ‘wanneer met z’n allen op kantoor’ enz.).
- Stel verwachtingen. Definieer duidelijke doelen en verwachtingen voor het team en voor de teamleden (ook voor diegenen die niet kunnen thuiswerken). Zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat er van hen wordt verwacht en welke resultaten worden verwacht. Maak op dit vlak geen verschil tussen virtuele werkers en kantoorwerkers.
- Gebruik technologie. Maak optimaal gebruik van technologische hulpmiddelen zoals videobellen, samenwerkingsplatforms en projectmanagementtools om de communicatie en samenwerking te vergemakkelijken.
- Flexibiliteit. Begrijp en respecteer de verschillende werktijden en omstandigheden van teamleden. Bied flexibiliteit aan waar mogelijk, maar zorg er wel voor dat iedereen begrijpt dat bepaalde deadlines (bv. nota’s die naar het CBS moeten) gerespecteerd moeten worden of dat de dienstverlening verzekerd moet worden. Met andere woorden: flexibiliteit in een ‘kader’.
- Bouw vertrouwen op. Investeer in het opbouwen van vertrouwen binnen het team. Dit kan worden bereikt door open communicatie, betrokkenheid en het nakomen van beloften. Wees hierin als leidinggevende zeker een rolmodel.
- Regelmatige check-ins. Plan regelmatige virtuele vergaderingen en check-ins om de voortgang te bespreken, vragen te beantwoorden en een gevoel van teamverbondenheid te behouden. Doe dit regelmatig ’s morgens of op vaste tijdstippen. Geef aan dat het nodig is, voor het teamlid zelf en voor jou. En jawel, moderne controle (zoals o.a. via de check-ins) mogen (moeten) zeker!
- Teambuildingactiviteiten. Organiseer virtuele teambuildingactiviteiten om de teamband te versterken en een positieve werkomgeving te bevorderen. Een quiz of een aperitiefje achter het scherm zijn perfect.
- Erkenning en waardering. Toon erkenning en waardering voor de inspanningen van individuele teamleden. Waarderen en erkennen gebeurt immers niet alleen in een live situatie, maar kan en moet ook schriftelijk en via online tools kunnen gebeuren.
- Professionele ontwikkeling. Stimuleer de professionele ontwikkeling van teamleden door middel van (online) training, workshops en peer-to-peer ondersteuningsprogramma's.
- Duidelijke documentatie. Zorg voor duidelijke documentatie van processen, procedures en verwachtingen, zodat teamleden gemakkelijk toegang hebben tot de benodigde informatie.
- Gezondheid en welzijn. Toon interesse in het welzijn van teamleden en moedig een gezonde balans tussen werk en privéleven aan.
- Zelfevaluatie. Regelmatige zelfevaluatie van de manier van aanpakken en van het teamgebeuren kan helpen bij het identificeren van verbeterpunten en het bevorderen van een voortdurende groei. Evalueer regelmatig de effectiviteit van de gebruikte processen en pas deze aan waar nodig. Luister naar feedback van het team en implementeer verbeteringen.
Veel succes!
