Op 25 januari vond de derde digitale vraagbaak plaats van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling van Probis. In deze sessie blikten de deelnemers terug op het afgelopen jaar en deelden hun voornemens en doelstellingen voor 2024 op het gebied van organisatiebeheersing. Daarnaast kregen ze een inspirerende case voorgeschoteld: stad Halle deelde graag hoe zij organisatiebeheersing concreet aanpakken.
Terugblik en vooruitblik
In het eerste deel van de vraagbaak stonden de deelnemers even stil bij hun verwezenlijkingen in 2023 en doelstellingen voor 2024. Heel wat beleidsmedewerkers gaven aan dat ze al belangrijke stappen gezet hebben, zoals het uitwerken van een kader rond organisatiebeheersing en het tijdig opstarten van de omgevingsanalyse. Daarnaast werkten een aantal deelnemers concreet aan de bewustwording en gedragenheid rond dit thema, onder andere door de aanwerving van een specifieke stafmedewerker en het betrekken van de verschillende diensthoofden. Opvallend: veel lokale besturen gaven toe dat hun procesmanagement en de integratie van processen in een lokale diensten- en productencatalogus nog onvoldoende aandacht hebben gekregen het afgelopen jaar. De belangrijkste doelstellingen voor 2024 kaderden daarnaast heel duidelijk binnen de omgevingsanalyse, zelfevaluatie, verbeteracties en dus ook proces- en projectmanagement. Behoorlijk wat werk voor de boeg dus, maar het enthousiasme is alvast aanwezig.
De aanpak van stad Halle: integratie in het meerjarenplan en getrapte zelfevaluatie
Deelnemend lokaal bestuur Halle bracht een inspirerende case, geïdentificeerd als goede praktijk door Audit Vlaanderen. In Halle was er initieel weinig animo voor organisatiebeheersing, terwijl er duidelijk meer enthousiasme was om te werken aan een nieuwe meerjarenplanning. Door deze vaststelling besloten ze om organisatiebeheersing te koppelen aan het meerjarenplan. Hierdoor creëerden ze drie keer winst: meer efficiëntie, meer betrokkenheid en een versterkte link tussen administratie en bestuur.
Concreet hield dit in:
- een geïntegreerde aanpak door de PDCA-cyclus van zowel organisatiebeheersing als BBC in elkaar te schuiven;
- het stroomlijnen van de jaarlijkse rapportering rond organisatiebeheersing met deze van de jaarrekening;
- de opvolging van de acties via maandelijkse beleidscolleges, waar ze de lopende acties en projecten bespreken over sectoren heen, de richting bepalen en de realisaties nauw opvolgen;
- het gebruik van softwaretools voor een digitale koppeling van deze acties om samenwerking te bevorderen.
Het tweede luik van hun aanpak: de getrapte zelfevaluatie. Via een digitale bevraging op basis van stellingen uit de Leidraad van Audit Vlaanderen bepaalden ze hun maturiteitsniveau en hadden zo een nulmeting om hun acties te bepalen. Dankzij de organisatie van focusgroepen rond specifieke maturiteitsthema’s konden ze een gedragen verhaal creëren. Een tussentijdse zelfevaluatie liet toe om de bevraging breder uit te rollen. Organisatiebeheersing als gedeeld verhaal en interne participatie als hefboom: belangrijke lessen om mee te nemen!
De discussie rond deze case toonde hoe het thema leeft bij de deelnemers en hoe ze van elkaar kunnen leren. Het lerend netwerk is dan ook in 2024 helemaal klaar om verder te duiken in het thema organisatiebeheersing. De volgende live intervisiedag vindt plaats op 19 maart in Gentbrugge, met als thema ‘Datagedreven overheid en van data naar managementinformatie’.
