Omgevingsanalyse in stad Izegem

Op 19 februari vond de vierde digitale vraagbaak plaats van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling van Probis. In deze sessie lichtte een beleidsmedewerker van stad Izegem hun aanpak van de omgevingsanalyse toe, die sterk de nadruk legt op de betrokkenheid van de hele organisatie. 

Na een korte rondvraag blijkt dat de meeste deelnemers nog uit de startblokken moeten schieten met hun omgevingsanalyse. Het ideale moment dus om inspiratie op te doen en een concreet voorbeeld te zien van hoe de omgevingsanalyse een goede voedingsbodem kan zijn voor de opmaak van het meerjarenplan, de zelfevaluatie en algemene veranderingstrajecten in het bestuur.

De ambitienota: een vaste waarde

In het laatste jaar van elke legislatuur stelt de administratie van Izegem een ambitienota op. Dit is ondertussen een echte traditie geworden: momenteel maken ze al hun vierde ambitienota op waarbij ze zowel extern als intern inspiratie zoeken.

Geografische en thematische workshops als inspiratie voor de externe omgevingsanalyse

In het najaar van 2023 vonden verschillende workshops plaats, waaraan élke medewerker heeft deelgenomen.

Het opzet van de geografische workshops: groepjes van telkens een vijftiental deelnemers gingen op ‘Urban Safari’ in Izegem en de drie deelgemeenten. Tijdens wandelingen van ongeveer vijf kilometer dachten de medewerkers (vaak ook inwoners van Izegem) mee over mogelijke invullingen van locaties, het omtoveren van grijze plekken, veiliger verkeer, het herbestemmen van kerken en oude gebouwen … Op deze manier leerden ze de stad (opnieuw) kennen en keken ze op een andere manier naar open ruimtes en verborgen plekken. In speciaal aangemaakte WhatsApp-groepen deelden de medewerkers foto’s, verfrissende ideeën en bemerkingen.

Tijdens de thematische workshops gingen de medewerkers aan de slag rond specifieke onderwerpen. Bij ‘Door een andere bril’ onderzochten ze hoe hun dienstverlening kan inspelen op maatschappelijke trends. Hiervoor vertrokken ze vanuit een vijftiental fictieve persona’s, gebaseerd op de ervaringen van de collega’s Welzijn. Zo deden ze beleidsaanbevelingen over hoe de stad acties en activiteiten kan organiseren voor Arezki*, een Kosovaars-Belgische student zonder rijbewijs, of Nathalie*, een jonge moeder die kinderopvang zoekt. Belangrijk was dat de dienstverlening bekeken werd door de bril van de burger en niet vanuit de diensten. Deze workshop deed ook dienst als een organisatiebrede teambuilding: medewerkers vanuit alle diensten zaten samen om te bekijken hoe het anders en beter kan.

Bij de workshop ‘Glazen Bol’ begeleidde een externe expert de brainstorm over de toekomst van het bestuur. Een handige leidraad hiervoor:

• Start: Op welke drie uitdagingen moet de stad de komende jaren het meest inzetten?
• Impact: Zijn de acties binnen het bestaande producten- en dienstenaanbod van de stad voldoende om de gewenste impact te creëren?
• Rol: Wanneer zijn we best coach, supporter, scheidsrechter, voorzitter? Welke rollen zien we voor anderen weggelegd?
• Schaal: Is een bovenlokale aanpak wenselijk? Of kan het ook op het niveau van een deelgemeente of buurt?
• Middelen: Welke personeelsinzet is cruciaal? Welke aspecten komen in aanmerking voor geautomatiseerde dienstverlening en wat komt daarbij kijken?

Andere thematische workshops focusten op het opfleuren en vergroenen van de stad (Mooi Izegem), het futureproof maken van het woonbeleid en de voorbereiding van een mogelijke fusie. De resultaten van deze workshops werden aangevuld met andere gegevensbronnen, zoals de Gemeentemonitor, Provincies in cijfers en BBC-data op maat.

Dienstennota’s als inspiratie voor de interne omgevingsanalyse

Elke dienst maakt een SWOT-analyse op, die tegelijkertijd dient als zelfevaluatie. Op basis hiervan formuleren ze concrete voorstellen en acties met als resultaat projectfiches met een externe focus, suggestiefiches met een interne focus en afsprakenfiches voor de politiek, administratie en externe partners. De mening van elke dienst wordt integraal en ongefilterd meegenomen. Hierdoor is de ambitienota politiek volledig neutraal. Tijdens de driedaagse van het MAT komt elke dienst zijn fiches voorstellen en verduidelijken. Het MAT filtert 10 thema’s uit de workshops en dienstennota’s die de rode draad vormen in de ambitienota.

Stof tot nadenken: enkele belangrijke bijblijvers

• De opmaak van een ambitienota zit nauw verweven in het DNA van de stad Izegem. Alle medewerkers worden betrokken in het formuleren van beleidsaanbevelingen.
• Het MAT durft stelling innemen en suggesties doen. Het college staat dit toe én doet iets met de nota.
• Deze aanpak vraagt veel tijd, maar de graad van interne participatie is enorm hoog. Het feit dat er effectief iets gebeurt met de input van de diensten, werkt sterk motiverend voor de medewerkers.