De neiging is soms heel groot om bepaalde zaken toch maar zelf te doen. “Dan ben ik zeker dat het juist gedaan is” of “Dan is het sneller gebeurd dan dat ik het uitleg”. Allemaal redenen – of zijn het excuses? – waarom leidinggevenden liever zelf iets opnemen. Niet zelden ligt er onderin een passie voor de inhoud of voor de inhoudelijke kant van het werk, omdat men dit vroeger allemaal zelf deed bijvoorbeeld en dat ook heel graag zelf deed. Maar in de leidinggevende rol wordt dit niet meer verwacht en heb je andere zaken te doen.
Vandaar hier enkele tips:
- Bouw vertrouwen op. Geloof in de diverse capaciteiten van je teamleden. Vertrouwen opbouwen kost tijd, maar door verantwoordelijkheden over te dragen, geef je hen de kans om hun vaardigheden te ontwikkelen. Geef ze tijd en ook de mogelijkheid om fouten te maken. Maak je er niet direct te bezorgd over, sommige medewerkers hebben nu eenmaal wat (fouten)tijd en kansen nodig om er echt te staan.
- Geef duidelijke instructies. Zorg ervoor dat wanneer je taken delegeert, je duidelijke en precieze instructies geeft. Een heldere communicatie van verwachtingen is cruciaal. Geef aan wat het doel is, wat de timing en de reden is en welke hulpmiddelen er zijn. Het ‘hoe’ laat je over aan de medewerker zelf.
- Accepteer verschillende aanpakken. Wees bereid te accepteren dat er meerdere manieren zijn om een doel te bereiken. De aanpak van een teamlid kan anders zijn dan die van jou, maar kan evengoed effectief zijn. Soms moet een medewerker de goede aanpak zoeken. Laat die zoektocht zeker toe. Je mag tips en hints geven, maar leg niets op … (dat niet nodig is volgens de wetgeving).
- Stel prioriteiten. Leer bepalen welke taken essentieel zijn voor jou om persoonlijk te doen en welke gedelegeerd kunnen worden.
- Geef én ontvang feedback. Geef constructieve feedback over de uitgevoerde taken, maar sta ook open voor feedback van je team. Dit bevordert wederzijds respect en verbetert de prestaties. Durf ook te feedbacken, liefst in de feedforward-manier (= verwachtingen uitspreken), want vaak merk ik toch wel dat leidinggevenden moeilijke feedback niet durven geven.
- Bied weerstand tegen micromanagement. Vermijd de neiging om elk detail van een gedelegeerde taak te controleren. Dit ondermijnt het vertrouwen en kan leiden tot frustratie bij je team.
- Delegeer verantwoordelijkheid, geen taken (bij de meeste medewerkers). Focus op het delegeren van de verantwoordelijkheid en niet de taak. Hierdoor voelen de meeste medewerkers zich meer betrokken en verantwoordelijk. Dat maakt ook dat medewerkers zelf hun aanpak kunnen kiezen, als ze dat graag doen. Sommige medewerkers willen evenwel graag taken gedelegeerd krijgen, omdat ze zich onzeker voelen of omdat ze nood hebben aan duidelijkheid. Dat is ook ok. Houd er dan wel rekening mee dat je hen in de aanpak van de taken hun ding laat doen.
- Stel realistische doelen. Zorg ervoor dat de doelen die je stelt realistisch en haalbaar zijn. Dit helpt om teleurstellingen en stress te voorkomen.
- Erken en waardeer inspanningen en resultaten. Erken en waardeer de inspanningen en prestaties van je team. Op die manier kan je talentvolle medewerkers motiveren en behouden.
- Reflecteer en evalueer. Neem regelmatig de tijd om te reflecteren op wat goed gaat en wat beter kan in je delegeringsproces. Wees bereid je aanpak aan te passen op basis van wat je leert.
Door deze tips toe te passen, kun je een evenwichtigere en effectievere leiderschapsstijl ontwikkelen, waarbij je niet alleen je eigen werkdruk verlicht, maar ook je team in staat stelt om te groeien en te excelleren.
Als je omringd wordt door sterke medewerkers aan wie je kan delegeren en als je dat ook effectief doet, dan kan je focussen op je eigen verantwoordelijkheden en doelen en dan ben je een sterke leidinggevende.
