Op 24 april vond de vijfde digitale vraagbaak plaats van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling van Probis. In deze sessie kwamen drie deelnemers aan het woord. We maakten kennis met het kader van organisatiebeheersing in Sint-Niklaas en Wevelgem en leerden meer over het project rond datastructuur en interne communicatie in Wetteren.
Opmaak van de meerjarenplanning: vragen en uitdagingen
Een bevraging onder de lerende netwerkers leert ons dat er rond de opmaak van het nieuwe meerjarenplan nog veel prangende vragen zijn. Hoe krijgen we dit plan leefbaar en beheersbaar binnen de organisatie? Hoe kunnen we de doelstellingen ‘SMART’ formuleren? Hoe koppelen we de personeelsinzet hieraan? Hoe bepalen we de KPI’s of indicatoren en volgen we ze op? Hoe bepalen we de nieuwe beleidsacties en wat is terugkerend of gelijkblijvend beleid? Deze vragen komen zeker nog aan bod tijdens de volgende intervisiedagen.
Organisatiebeheersing in Sint-Niklaas en Wevelgem
Het algemeen kader van organisatiebeheersing bestaat uit verschillende bouwblokken (model, rollen, methodiek en rapportage) en moet goedgekeurd worden door de raad. De aanloop naar de nieuwe legislatuur kan het momentum zijn om het huidige kader eens in vraag te stellen en eventueel te herbekijken. Lokale besturen hebben de vrijheid om zelf hun organisatiebeheersingssysteem te bepalen. Daardoor zijn er verschillende modellen en methodieken mogelijk. Sint-Niklaas en Wevelgem deelden graag hun aanpak, bestempeld als goede praktijk door Audit Vlaanderen.
In Sint-Niklaas rapporteren ze jaarlijks over diverse onderdelen van het organisatiebeheersingssysteem, zoals audits, financiën, informatieveiligheid, klachtenbehandeling, personeel, politiek-ambtelijke afspraken, nieuwe procedures en afspraken, procesoptimalisaties en projecten en het resultaat van zelfevaluaties. Voor de zelfevaluatie passen ze de Leidraad Organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen toe. Omdat de stad een administratief memorandum maakt in aanloop naar de verkiezingen, gebeurde de zelfevaluatie in 2023 uitzonderlijk via drie andere sporen, specifiek ontwikkeld voor dit memorandum:
- ZOOM-traject: de verschillende diensthoofden gaven inzicht in de taken, noden en uitdagingen van hun dienst aan het MAT. Hierdoor kreeg het MAT zicht op organisatiebrede risico’s per thema.
- MT-traject: via een rondvraag verzamelden ze aanbevelingen voor een betere werking van het MAT.
- WOW-traject: de verplichte risicoanalyse van psychosociale aspecten werd uitgediept in workshops met als resultaat aanbevelingen op organisatie- en teamniveau.
De prioriteiten die in deze trajecten verzameld zijn, werden gebundeld in de programma’s ‘Naar één organisatie’, ‘Digitale transformatie’, ‘Sterke ondersteunende diensten’ en ‘Een resultaatsgerichte organisatie’. Met deze focus werkt de organisatie de komende jaren verder aan haar ontwikkeling.
In Wevelgem werken ze met ‘themateams’, waarbij vaste vertegenwoordigers van diensthoofden uit de vier clusters samen actieplannen en projecten vormgeven rond de thema’s personeel, financiën, organisatiebeheersing, communicatie en digitalisering. Dankzij deze vlakke structuur zetten ze stappen in het inbedden van organisatiebeheersing in de hele organisatie. Hierdoor kan het MAT een meer coördinerende rol opnemen en hun vroegere operationele rol overdragen naar de diensthoofden.
info@werk in Wetteren: aan de slag met Sharepoint en intranet
De doelstelling van dit lopende project is om op vlak van datastructuur een centrale bron van accurate informatie te creëren en daarbij duidelijke afspraken te maken rond het bewaren en ontsluiten van informatie. Hierdoor werken diensten efficiënter samen aan de optimalisatie van de dienstverlening. Daarnaast richt het project zich ook op een verbeterde interactie en kennisdeling tussen en met alle medewerkers van het lokaal bestuur door de implementatie van een centraal platform voor interne communicatie met toegankelijke informatie. Een quick win van dit project is terug te vinden in de opvolging van het beheersplan 2020-2025. Via een Sharepointlijst is het mogelijk om op een intelligente en automatische manier de acties op te volgen en dit dankzij een personaliseerbare look and feel.
Het was opnieuw een goedgevulde vraagbaak met een inspirerende blik op de praktijken van collega-besturen! De volgende live intervisiedag vindt plaats op 13 juni in Mechelen.
Uw project in de kijker?
Hebben jullie binnen jullie lokaal bestuur ook een inspirerende aanpak? Zijn jullie trots op een succesvol afgerond project? Of hebben jullie bepaalde lessen geleerd binnen een traject die jullie graag breder willen delen met andere lokale besturen?
MATConnect deelt graag inspirerende cases en praktische tips rond organisatiebeheersing en -ontwikkeling. Interesse in een interview? Neem dan gerust contact op met Heleen van Gerwen, redacteur bij Vanden Broele, via info@matconnect.be.
