Enerzijds weten we rationeel dat we een moeilijk probleem of een vervelende situatie in een team moeten bespreken of aanpakken, maar anderzijds zien we er vaak enorm tegen op. We denken al aan de vervelende discussies met die persoon, de eventuele reacties van de vakbonden, het beleid of van de persoon zelf die zich bijvoorbeeld afwezig of ‘ziek’ meldt.
Wanneer een vervelende teamsituatie niet wordt aangekaart en er te veel tolerantie wordt getoond, kunnen evenwel verschillende negatieve gevolgen voor het team ontstaan. Dat komt voort uit een aantal psychologische, sociale en organisatorische factoren die samen een schadelijke dynamiek creëren.
- Psychologische impact op teamleden
Ten eerste, de psychologische impact op individuele teamleden kan aanzienlijk zijn. Als problemen of negatieve gedragingen niet worden aangepakt, kunnen teamleden zich gefrustreerd, genegeerd en ondergewaardeerd voelen. Deze gevoelens kunnen leiden tot verhoogde stress, verminderde motivatie en een algemene afname in werktevredenheid en werkgoesting. Wanneer teamleden zien dat ongepast gedrag (bv. overuren doen of creëren zonder reden, dreigen met afwezigheden bij het niet krijgen van verlof of …) of incompetentie wordt getolereerd, kan dit een gevoel van onrechtvaardigheid creëren. Dat kan dan weer leiden tot een daling in de moraal en de betrokkenheid van het team.
- Vertrouwen en communicatie
Een belangrijk aspect van een goed functionerend team is vertrouwen. Wanneer problemen onopgelost blijven, kan het vertrouwen tussen teamleden afnemen. Teamleden kunnen beginnen te twijfelen aan de bereidheid of het vermogen van hun leidinggevende om effectieve beslissingen te nemen en conflicten te beheren. Deze ‘erosie’ van vertrouwen kan de open communicatie belemmeren, aangezien teamleden aarzelen om problemen te bespreken omdat ze geloven dat hun zorgen toch niet serieus genomen zullen worden.
-
Kwaliteit van werk en productiviteit
De kwaliteit van het werk en de productiviteit van het team kunnen ook lijden onder een te tolerante houding ten opzichte van problemen. Wanneer negatieve gedragingen, zoals het niet nakomen van deadlines, onprofessioneel gedrag of slechte werkethiek, niet worden aangepakt, kan dat de normen binnen het team verlagen. Andere teamleden kunnen deze gedragingen gaan kopiëren, wat leidt tot een grote daling van de productiviteit en kwaliteit van het werk. Bovendien kan de focus van teamleden verschuiven van samenwerking en taakuitvoering naar het omgaan met de spanningen en frustraties die voortkomen uit de problematische situatie. Soms ook met roddelen tot gevolg …
- Teamdynamiek en samenwerking
De dynamiek binnen het team kan ernstig verstoord geraken wanneer problemen niet worden aangepakt. Eén enkel teamlid dat storend gedrag vertoont, kan een negatieve sfeer creëren die de samenwerking belemmert. Andere teamleden kunnen verdeeld raken in hun reacties op het problematische gedrag: sommigen kunnen proberen de situatie te negeren, terwijl anderen openlijk hun frustraties uiten. Deze verdeeldheid kan leiden tot conflicten en een gebrek aan cohesie binnen het team, waardoor effectieve samenwerking steeds moeilijker wordt.
- Langetermijngevolgen voor de organisatie
Op de lange termijn kan het niet aanpakken van problemen binnen een team schadelijk zijn voor de hele organisatie. Te veel tolerantie kan een cultuur van apathie en lage verwachtingen creëren, waarin medewerkers het gevoel hebben dat hun inspanningen en prestaties er niet toe doen. Dat kan leiden tot een hoog personeelsverloop, aangezien talentvolle medewerkers vertrekken op zoek naar een werkomgeving waar hun inzet wel gewaardeerd wordt en problemen adequaat worden aangepakt. Bovendien kan de reputatie van de organisatie eronder lijden, zowel intern als extern, wat het moeilijker maakt om nieuw talent aan te trekken.
Deze situaties vragen dus professioneel leiderschap!
Het is cruciaal dat leidinggevenden proactief en effectief optreden wanneer er zich problemen voordoen binnen een team. Dat betekent dat ze best actief luisteren naar de zorgen van hun teamleden, dat ze eerlijk en transparant moeten communiceren en snel moeten handelen om negatieve gedragingen aan te pakken. Door een cultuur van open communicatie en wederzijds respect te bevorderen, kunnen leidinggevenden ervoor zorgen dat problemen worden opgelost voordat ze de kans krijgen om de dynamiek en prestaties van het team te ondermijnen.
Samengevat: het niet aankaarten van vervelende situaties en een te tolerante houding kunnen leiden tot ernstige negatieve gevolgen voor het psychologische welzijn van teamleden, de kwaliteit van het werk, de teamdynamiek en uiteindelijk de hele organisatie. Proactief, professioneel en modern leiderschap is essentieel om deze problemen te voorkomen en een gezonde, productieve werkomgeving te behouden.
Hierna volgen enkele stapsgewijze tips voor een goed, duidelijk en constructief gesprek hierover.
1. Voorbereiding
- Verzamel feiten. Verzamel concrete voorbeelden van het negatieve gedrag van de medewerker en hoe dat het team beïnvloedt. Zorg ervoor dat je objectieve, feitelijke informatie hebt in plaats van geruchten of subjectieve meningen.
- Kies een geschikte locatie. Zorg voor een rustige ruimte waar het gesprek ongestoord kan plaatsvinden. Dat helpt om een veilige en vertrouwelijke omgeving te creëren.
- Stel doelen voor het gesprek. Bepaal wat je wil bereiken met het gesprek. Dat kan variëren van het verhogen van het bewustzijn van de medewerker over het gestelde gedrag tot het ontwikkelen van een actieplan om verbeteringen te realiseren.
2. Tijdens het gesprek
- Begin met empathie en respect. Start het gesprek op een positieve noot en toon empathie. Bijvoorbeeld: “Ik waardeer je inzet voor het team en ik wil een paar dingen bespreken die je mogelijk nog niet hebt opgemerkt.” Of: “Ik heb een aantal zaken die ik wil bespreken, waarvan ik vind dat die echt belangrijk zijn. het is niet zo gemakkelijk, maar dat is wat ik wil aankaarten.”
- Beschrijf het probleem objectief. Leg uit wat het probleem is met concrete voorbeelden zonder beschuldigend te klinken. Gebruik de “ik”-vorm om defensieve reacties te minimaliseren. Bijvoorbeeld: “Ik heb gemerkt dat er de laatste tijd spanningen zijn ontstaan nadat je bepaalde opmerkingen maakte tijdens teamvergaderingen.”
- Toon de impact op het team. Leg uit hoe het gedrag van de medewerker het team beïnvloedt. Bijvoorbeeld: “Wanneer er negatieve opmerkingen worden gemaakt, lijkt de sfeer en het enthousiasme van het team te dalen en dat beïnvloedt onze samenwerking en het werk zelf.”
- Luister actief. Geef de medewerker de ruimte om te reageren en zijn of haar kant van het verhaal te vertellen. Luister zonder onderbrekingen en toon begrip voor zijn of haar perspectief.
- Werk samen aan oplossingen. Vraag de medewerker om suggesties om zijn of haar gedrag te verbeteren en bied zelf ook mogelijke oplossingen aan (dus: eerst de input van de medewerker en dan die van jou). Dat kan helpen om een gevoel van eigenaarschap, medeverantwoordelijkheid en betrokkenheid te creëren. Bijvoorbeeld: “Wat denk je dat je anders zou kunnen doen in deze situaties?”
- Stel duidelijke verwachtingen. Maak duidelijk wat de verwachte gedragsveranderingen zijn en hoe deze zullen worden gemonitord. Bijvoorbeeld: “Ik verwacht dat we elkaar met respect behandelen tijdens vergaderingen en constructieve feedback geven.”
- Bied ondersteuning aan. Geef aan dat je bereid bent om te helpen en te ondersteunen bij het aanbrengen van de noodzakelijke veranderingen. Dat kan training, coaching of extra begeleiding inhouden. Bijvoorbeeld: “Ik wil je helpen bij deze veranderingen. We kunnen samen een plan opstellen en regelmatige check-ins inplannen om je voortgang te bespreken.”
3. Na het gesprek
- Documenteer het gesprek. Maak aantekeningen van het gesprek en de gemaakte afspraken (bv. via e-mail). Dat helpt om duidelijkheid te behouden en toekomstige gesprekken te ondersteunen.
- Volg op met regelmatige check-ins. Plan vervolgafspraken om de voortgang te bespreken en om eventuele verdere ondersteuning te bieden. Dat laat zien dat je het serieus neemt en geeft de medewerker de kans om vragen te stellen of problemen aan te kaarten.
- Blijf positief en ondersteunend. Prijs verbeteringen en geef constructieve feedback op gebieden waar nog verbetering nodig is. Dat helpt om een positieve verandering te bekrachtigen en verdere motivatie te stimuleren. Maar als er geen beterschap komt, dan moet dat ook gezegd worden en dan moet er over gevolgen nagedacht en gesproken kunnen worden.
Samengevat: het aanpakken van negatief gedrag in een team vereist een zorgvuldige balans van empathie, duidelijkheid en vastberadenheid. Door een goed voorbereide, respectvolle en doelgerichte benadering kunnen leidinggevenden effectieve gesprekken voeren die niet alleen het probleem aanpakken maar die ook bijdragen aan een positieve en constructieve teamdynamiek.
