De derde editie van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling van Probis zit erop! Op 13 juni ontmoetten de deelnemers elkaar voor de laatste keer dit netwerkjaar in Mechelen. De laatste intervisiedag stond helemaal in het teken van de voorbereiding van het nieuwe meerjarenplan.
Sophie van Eupen, collega-netwerker uit Duffel, trapte de dag af. Ze evalueerden de afgelopen periodes en hebben op basis daarvan hun aanpak van het meerjarenplan bijgestuurd. Het vorige meerjarenplan 2014-2019 voelde namelijk eerder als een verplichte oefening. Er was geen centrale aansturing, een eerder beperkte opvolging en te veel acties (170!) met een wisselend actieniveau. Op basis van deze ervaring besloten ze om voor het huidige meerjarenplan 2020-2025 een nieuw proces uit te tekenen. Dankzij een duidelijke visie, een stuurgroep en een goedgekeurd proces vormden ze het meerjarenplan om naar een integraal instrument van de werking van het lokaal bestuur. Hun visie? Het meerjarenplan als een herkenbaar verhaal van de doelstellingen en actieplannen en daarbij niet alle verrichtingen in doelstellingen willen gieten. Het werd een flexibel instrument met ruimte voor spontaan beleid. Op actieniveau maakten ze de afspraak om eerst enkel het ‘wat’ van de actie te definiëren en nog niet het ‘hoe’. Bepaalde acties concretiseren ze verder aan de hand van projecten doorheen de zes jaar.
Het proces van het volgende meerjarenplan 2026-2031 zullen ze verfijnen op basis van hun ervaring en de evaluatie van het huidige meerjarenplan. Sophie gaf alvast een voorsmaakje van hun toekomstplannen: de SDG’s als kader van omgevingsanalyse en de acties, transparante afspraken rond timing en werkwijze van bijsturingen aan het meerjarenplan en meer SMARTe acties. Daarnaast wil Duffel nog meer inzetten op participatie, betrokkenheid en een sterke monitoring en rapportering. Een inspirerende en leerrijke oefening!
Peter Vanmechelen, financieel directeur in Zoutleeuw, gidste ons door de opmaak van het meerjarenplan. Eerst gingen we in op de verschillende mogelijkheden om de aanpassingen aan het meerjarenplan en de beginkredieten van 2025 vast te stellen met de bijbehorende voordelen en aandachtspunten. Daarna leerden we meer over het belang van sturing en de beleids- en beheerscyclus in een modern Vlaams lokaal bestuur en de belangrijkste aspecten van de BBC 3.0. We stonden even stil bij onze prangende vragen rond de opmaak van het volgende meerjarenplan: hoe zorg je dat het meerjarenplan werkbaar blijft? Hoe volgen we projecten op binnen het meerjarenplan? Hoe stem je de inhoud van het meerjarenplan af met de beschikbare financiële middelen?
Vervolgens gaf Peter een concrete invulling van het lokaal beleid in Zoutleeuw: omdat uit de omgevingsanalyse bleek dat de kansarmoede hoger is dan het gemiddelde in Vlaams-Brabant en er dus voortgezette ondersteuning nodig was, voorziet Zoutleeuw een toelage per academiejaar voor studenten hoger onderwijs. Als afsluiter gaf hij nog enkele uitdagingen mee voor de toekomst: Wat hebben we geleerd uit de integratie gemeente en OCMW? Welke beleidsprioriteiten zal de nieuwe Vlaamse Regering hebben? Wat zal de impact zijn van artificiële intelligentie op onze werking en dienstverlening? Een boeiende presentatie met heel wat stof tot nadenken!
Mandus Faingnaert, teamlead bij Probis, nam ons mee in de algemene voorbereiding op de nieuwe legislatuur. We verkenden welke stappen we moeten zetten van de verkiezingen in oktober 2024 tot het meerjarenplan eind 2025. Hij vertrok daarbij vanuit enkele belangrijke randvoorwaarden om gedragen beleidskeuzes te ontwikkelen:
- Beschouw de opmaak van het meerjarenplan als een project, met het MAT als motor en een gedegen projectstructuur.
- Bouw een plan om te komen tot hét plan, dankzij een gefaseerde procesmatige aanpak.
- Samen bouwen aan de toekomst is essentieel: het CBS en MAT werken in tandem op basis van een gedragen afsprakennota. Participatie is een belangrijk instrument om beleidskeuzes af te toetsen bij de omgeving.
- Vertrek vanuit beleidsuitdagingen naar beleidsopties, -keuzes en doelstellingen.
Daarnaast ging Mandus dieper in op enkele belangrijke bronnen van het meerjarenplan, namelijk het kerntakendebat, de evaluatie van het vorige meerjarenplan en de beleidsevaluatie ex ante. Een helder en grondig overzicht van de nodige stappen richting de nieuwe beleidsperiode!
We sloten de dag af met een storyboarding-oefening, toegepast op de meerjarenplanning. De deelnemers gingen in groepjes aan de slag als managementteam van de gemeente Zonnedorp met als opdracht: werk aan de hand van tekeningen uit welke stappen we moeten nemen de komende maanden in de aanloop naar een nieuw meerjarenplan. Dankzij deze visuele methodiek kwamen niet alleen de tekentalenten naar boven in de groep, het was een toegankelijke manier om dit grote project te structureren en samen creatief na te denken over de belangrijkste fasen en mijlpalen.
Met deze sessie sloten we de derde editie van het lerend netwerk af. Bedankt aan alle deelnemers voor hun actieve deelname en enthousiasme! Nood aan meer inspiratie en netwerkmomenten met collega-beleidsmedewerkers uit andere lokale besturen? Inschrijven voor de volgende editie is nu mogelijk.
"Het lerend netwerk biedt mij de mogelijkheid om te kunnen overleggen met, leren van en geïnspireerd raken door collega's die dag in dag uit met hetzelfde bezig zijn.
Binnen de organisatie ben ik als enige bezig met het thema organisatiebeheersing, dus is het fijn eens te kunnen terugkoppelen met andere experten."
Judith Colaert - Diksmuide
