Wist u dat … medewerkers van een lokaal bestuur gemiddeld 70% van hun tijd spenderen aan reguliere taken en dienstverlening? Denk hierbij aan het afleveren van een identiteitskaart, onderzoeken van omgevingsvergunningen, toekennen van een leefloon, organiseren van de jaarlijkse kermis of uitbetalen van lonen. Deze processen goed beheren en beheersen is een belangrijke component van organisatiebeheersing en -ontwikkeling.
Maar wat is nu net een proces? Is het nodig om alle processen in de organisatie uit te tekenen? En hoe breng je precies een proces in kaart?
Spoiler alert: u hoeft écht niet alles uit te tekenen. Een lokaal bestuur heeft zo’n 800 verschillende processen. U zou dus een leger aan procesmanagers nodig hebben om effectief alle processen in kaart te brengen.
Helaas bestaat er geen kant-en-klare aanpak. Heel wat besturen hebben al één of meerdere pogingen achter de rug om “procesmanagement” te lanceren in de organisatie, maar zonder succes. De kans bestaat dat medewerkers met licht bitter plezier hierop terugblikken en verwijzen naar eerder opgemaakte processencatalogi die vandaag stof vergaren in de archiefkast.
Ga dus op zoek naar een manier die voor uw organisatie werkt. Een one size fits all hebben we niet, maar we geven wel graag enkele tips mee.
Tip 1: Stel prioriteiten
Focus is de boodschap! En die hoeft niet voor iedere organisatie of dienst dezelfde te zijn. Een proces uittekenen is geen doel op zich, maar wel een methodiek om beter en vlotter te werken. Merkt u dat de werkdruk in een bepaald team enorm hoog is? Ga daar van start met processen die veel tijd in beslag nemen en zoek naar efficiëntiewinsten.
Zijn er veel taken in uw team waar slechts één medewerker van op de hoogte is? Documenteer die processen om kennis te borgen.
Merkt u dat er regelmatig fouten worden gemaakt? Of loopt de communicatie niet altijd vlot (binnen uw team of met andere teams)? Breng dan iedereen die betrokken is bij dat proces rond de tafel en maak heldere afspraken over de rol- en taakverdeling in dat proces.
Tip 2: Leg de focus vast in een kader en maak enkele basisafspraken
Hebben jullie bepaald “waarom” jullie aan processen willen werken? Prima! Dan is die focus alvast helder. Probeer dit kort te omschrijven in een kader of nota en maak enkele praktische afspraken over de methode. De volgende zaken kunnen hierbij aan bod komen:
- Waarom willen wij werken aan processen?
- Hoe gaan we dat doen? Is iedereen vrij om dit vorm te geven, of werken we met een aantal standaardsjablonen?
- Waar gaan we processen opslaan?
- Hoe houden we processen up-to-date? Is één iemand verantwoordelijk voor alle processen, of verdelen we dat eigenaarschap in het team?
- Welke rol speelt de verantwoordelijke organisatiebeheersing in dit verhaal?
- …
Tip 3: Ga op zoek naar ambassadeurs in de organisatie
Niet iedereen hoeft een expert-procesmanager te worden. Het managementteam, de verantwoordelijke organisatiebeheersing en leidinggevenden hebben wel een belangrijke rol in het promoten ervan. Betrek hen in het verhaal en laat hen voldoende duidelijk communiceren naar hun medewerkers dat ze hier volledig achter staan. De boodschap is inhoudelijk eenvoudig, en op die manier stuurt het management een uniform signaal uit naar de organisatie om betrokkenheid en draagvlak te creëren.
Is de organisatie hier (nog) niet klaar voor? Start dan met één dienst. En ook dan hoeft u niet alles zelf te doen. Is er in uw dienst iemand met “feeling” om procesmatig te denken? Fantastisch! Misschien is voor hem/haar wel een nieuwe rol weggelegd.
Op zoek naar een concrete aanpak van procesmanagement in een lokaal bestuur? We gingen in gesprek met Evi Jans, algemeen directeur van de Limburgse gemeente Nieuwerkerken.
