De laatste intervisiedag van 2024 van het lerend netwerk organisatiebeheersing en -ontwikkeling van Probis stond helemaal in het teken van lean- en procesmanagement. De deelnemers gingen aan de slag met concrete tools, methodieken en uitdagingen rond efficiënt beheer van (sleutel)processen in het lokaal bestuur.
Stefanie Macours, senior adviseur bij Probis en Black Belt in lean management, trapte de dag af met heel wat inspirerende inzichten over lean. Deze filosofie zorgt ervoor dat je meer tijd kan vrijmaken voor wat echt belangrijk is in de werking van je lokaal bestuur. Iemand met een lean-bril gaat namelijk na of activiteiten een meerwaarde bieden aan de klant of burger. Als dit niet het geval is, wordt dit gezien als ‘verspilling’. Aan de hand van de vier basisprincipes van lean (de 8 types verspilling; denken in stromen met waardetoevoeging voor de klant; visueel management, en continu verbeteren), toonde Stefanie hoe je als team concreet samen aan de slag kunt om je processen onder de loep te nemen. Tijdens een intervisieoefening dachten de deelnemers samen na over welke verspillingen ze het meest tegenkomen in hun eigen bestuur en over welke oplossingen mogelijk zijn om deze verspillingen te verminderen of elimineren.
Meer lezen over lean en procesmanagement? Ontdek de artikels ‘Klantgericht werken met de hulp van lean en procesmanagement’ van Stefanie Macours en Eva Decoster en ‘3 tips om processen uit te tekenen’ van Veerle Bogaert.
Christa Bultynck, administratief medewerker in Knokke-Heist, bracht een interessante praktijkcase. Ze nam ons mee in hoe ze in Knokke-Heist recent hun werkwijze vernieuwden om processen te beheren. Hiervoor ontwikkelden ze een kader rond procesmanagement in de organisatie. De uitgangspunten van de vernieuwing waren helder: iedereen is mee verantwoordelijk voor een goed procesbeheer en ze kiezen bewust voor een laagdrempelige tool. In Knokke-Heist houden ze alle processen bij in een centrale database die up-to-date gehouden wordt. Er zijn diverse sjablonen beschikbaar naargelang de noden van de dienst, en de verantwoordelijkheid van elke rol in procesbeheer is duidelijk vastgelegd. De directeurs en diensthoofden hebben een ambassadeursrol voor hun afdeling of dienst. De dienst beleids- en beheersondersteuning schrijft niet alle processen zelf uit, maar ondersteunt, volgt mee op, evalueert en stuurt bij waar nodig.
In de namiddag toonde Eva Decoster, senior adviseur bij Probis, aan de hand van een helder stappenplan hoe je binnen jouw organisatie aan de slag kan met procesmanagement. De deelnemers leerden over hoe je best start met de uitbouw van een visie en kader, daarna overgaat naar het inventariseren en bepalen van prioritaire processen, waardoor je effectief de processen kunt uittekenen en optimaliseren. Aan de hand van procesmanagement-dilemma’s gingen de deelnemers in gesprek over welke keuzes het best aansluiten bij hun organisatie. Zo moesten ze bijvoorbeeld kiezen tussen een centrale of decentrale organisatie van processen, en tussen een eenvoudige, algemene tool of gespecialiseerde software voor procesbeheer.
Gewapend met heel wat inzichten, methodieken én de volgende tips zijn de deelnemers helemaal klaar om te starten met procesmanagement in hun eigen bestuur.
- Teken niet alle processen in één keer uit: start klein, maar denk groot!
- Betrek je medewerkers.
- Werk visueel.
- Vier (kleine) successen.
