Hoe begin je concreet aan de opmaak van een nieuw meerjarenplan? Welke stappen moeten we hiervoor zetten? In dit artikel geven we enkele gouden tips om aan de slag te gaan.
Stappenplan – Van doelstellingenboom tot opvolging
We onderscheiden 8 belangrijke stappen:
- Opstart doelstellingenboom en budgetproces
Het is essentieel om allereerst stil te staan bij het budgetproces: wie betrekken we hierbij? Wat is de rol van de financiële dienst, van de strategische dienst en van de politiek?
- Missie en visie
Wanneer werden onze missie en visie voor de laatste keer aangepast? Is verdere bijsturing nodig of hebben we al een solide basis?
- Doelstellingen bepalen
- Actieplannen ontwerpen
- Acties formuleren en budgetteren
- Evenwichtsdriehoek strategie, financiën en organisatie.
- Indicatoren bepalen
- Meerjarenplan opvolgen
Uitgangspunten
- Zorg voor een goed evenwicht tussen strategie, financiën en organisatie.
- De opmaak van het MJP is maatwerk, want geen enkele organisatie is dezelfde. Kijk even terug naar de opmaak van het vorige MJP aan de hand van deze vragen:
- Wat is onze ervaring met strategische planning en organisatieontwikkeling?
- Hoe verliep het proces van de totstandkoming van het huidige MJP?
- Welk draagvlak was er voor het MJP?
- Wat was de betrokkenheid van interne en externe stakeholders?
- Welke beleidsuitdagingen waren er?
- Hoe verliep de opvolging van het MJP?
Van hieruit kunnen we naar de toekomst kijken: hoe ziet ons ideale MJP eruit? Wat willen we behouden of veranderen? Hoe willen we het haalbaar opvolgen? Waar is eventueel externe ondersteuning nodig?
- Zorg voor focus.
Waarom? Niet kiezen is verliezen: te veel doelstellingen en acties leiden tot te veel uitdagingen om tegelijk aan te pakken. Vergaloppeer je dus niet in het aantal (prioritaire) doelstellingen en acties en stem dit af op je ervaring met strategische planning.
Bekijk dus bewust hoe je het MJP beheersbaar houdt en kan opvolgen.
Hoe doe je dit?
-
- Bepaal het vertrekpunt. Op welke informatie baseren we ons?
- Breng structuur en focus op basis van de omgevingsanalyse.
- Schrijf beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties op het juiste niveau SMART.
- Bewaak coherentie doorheen de opbouw van de doelstellingenboom.
|
Voorbeeld van een gefocuste doelstellingenboom Beleidsdoelstelling: Als lokaal bestuur nemen we voor alle burgers een regierol op in het zorg- en welzijnslandschap, waar nodig en mogelijk nemen we een actorrol op.
Actieplan: Tegen 31 december 2026 initiëren we vanuit onze regierol ondersteunende maatregelen om tekorten in het zorg- en welzijnsaanbod op te vangen.
Actie: Tegen 31 december 2026 is er een strategie om het aantal opvangplaatsen voor baby’s en peuters tegen 31 december 2028 te laten stijgen naar 250 opvangplaatsen. |
- Maak een duidelijk onderscheid tussen prioritair en niet-prioritair beleid.
Prioritair beleid is er om een (politiek) verschil te maken. De bedoeling is dat bepaalde doelstellingen op een diepgaande manier geëvalueerd en bijgestuurd kunnen worden.
Schuif daarom niet zomaar alle investeringen in het prioritair beleid.
- Bewaak het evenwicht tussen draagvlak en draagkracht.
In een ideale wereld worden alle medewerkers betrokken. Maar de (dagelijkse) dienstverlening moet uiteraard gegarandeerd blijven. Denk dus goed na of dit een oefening is voor het college van burgemeester en schepenen en het MAT of als je het MJP wil vormgeven via een organisatiebreed traject. Het is afhankelijk van de lokale context wie wanneer betrokken wordt. Bekijk hierbij ook welke opleidingsnoden er zijn (bv. rond BBC 3.0).
- Sta voldoende stil bij de politiek-ambtelijke samenwerking.
Het MJP is ‘de bijbel’ van een lokaal bestuur. Maak goede afspraken over de rolverdeling tussen administratie en politiek en respecteer die. Een goede vertrouwensband is de hefboom voor een goed onderling begrip en inzichten.
Maak ook een afsprakennota op waarin de opvolging en bijsturing is opgenomen.
- Meet en stuur bij, stap voor stap.
Als je nog geen sterke cultuur van opvolging en rapportering hebt, raden we aan om dit geleidelijk aan op te bouwen. Koppel beleidsresultaten aan indicatoren en een gedegen budgetrapportering, waarbij je het evenwicht blijft bewaken tussen strategie, financiën en organisatie.
