Op 18 februari vond de derde intervisiedag plaats van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling van Probis. Op het programma van deze dag: een frisse kijk op de samenwerking tussen het MAT en het CBS via de afsprakennota en een helder overzicht van de stappen die we zetten van bestuursakkoord naar meerjarenplan.
Versterken van de samenwerking tussen MAT en CBS dankzij de afsprakennota
Hoe zouden we de huidige relatie tussen administratie en politiek omschrijven? Met deze vraag trapten we de dag af. Zoekend, aftastend, gecompliceerd, moeilijk, wisselvallig, pril … Het is duidelijk dat de nieuwe beleidsploeg en de administratie elkaar nog wat moeten vinden aan het begin van deze nieuwe legislatuur. Gelukkig stonden Chris De Bock en Dieter Lauwers van Probis klaar om ons mee te nemen in de manier waarop we de samenwerking tussen beide partijen kunnen versterken.
Het voorzien van een afsprakennota is een decretale verplichting en bevat de wijze waarop het bestuur en de administratie samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren en bepaalt de omgangsvormen tussen de actoren. Maar de samenwerking tussen politiek en administratie staat nog vaak onder spanning: afstemmingsproblemen, onvoldoende inzicht in elkaars werking, onduidelijke verwachtingen ten opzichte van elkaar, en ook vaak botsende karakters en ideeën. De afsprakennota is vaak nog onvoldoende gedragen en in veel gevallen toe aan een update.
Naast de ‘formele’ verplichting is de afsprakennota daarom ook een belangrijke katalysator voor een effectieve en krachtige samenwerking. We stonden even stil bij de 5 belangrijke voorwaarden: gedeelde waarden en normen; duidelijke rollen, taken en verwachtingen; gestroomlijnde en open communicatie; gedegen werkafspraken, en teamwerking en samenwerkingscultuur. Daarna bekeken we ook de 5 fases van teamvorming en gingen we aan de slag met onze eigen kernkwaliteiten, valkuilen, uitdagingen en allergieën.
We onthouden deze drie belangrijke principes voor een geslaagde afsprakennota en samenwerking:
- Het proces is belangrijker dan het resultaat.
- Goede afspraken maken goede vrienden.
- Voorzie een periodieke gezamenlijke reflectie.
In dit kader kregen we een inspirerend praktijkvoorbeeld uit Koksijde voorgeschoteld: we leerden hoe zij de samenwerking met hun nieuwe, enthousiaste bestuursploeg aanpakten tijdens de beleidstweedaagse en hoe de nieuwe schepenen de komende tijd op ‘speed date’ gaan met hun burgers tijdens een brede inspraakronde.
Benchmarken via de Vergelijk Je Gemeente-tool
Dankzij benchmarking kunnen we inzicht krijgen in onze sterke punten en verbetermogelijkheden en in de succesvolle strategieën en werkwijzen van andere besturen identificeren en toepassen. Het blijft natuurlijk wel belangrijk om voldoende rekening te houden met contextuele verschillen en de unieke behoeften en prioriteiten van het eigen lokaal bestuur.
Via de Vergelijk Je Gemeente-tool van Probis is het mogelijk om de personeelsbezetting en -data te vergelijken met die van andere (gelijkaardige) lokale besturen. Vandaag bevat de tool al data van 120 lokale besturen. Je hebt er toegang tot een digitaal en interactief rapport, opgebouwd met interne data met externe indicatoren. Hr-data, bezettingsgegevens en dienstverlening worden aan elkaar gekoppeld doorheen de tijd.
Een ludieke quiz leerde ons welke soort tendensen we kunnen vergelijken met deze tool: In welke provincie ligt de anciënniteit het hoogst? Welke provincie heeft het hoogste aantal medewerkers boven de 60 jaar? En hoeveel procent van alle effectief VTE werkt in statutair dienstverband?
Van bestuursakkoord naar meerjarenplan
In de namiddag nam Victor De Groof van Probis ons in 5 vragen mee van het bestuursakkoord naar het meerjarenplan:
- Waarom: Wat willen we bereiken met het MJP? Hoe willen we dit bereiken en hoe zullen we het MJP gebruiken?
- Waar: Wat is het startpunt van het opmaakproces van het MJP? Wat is de financiële en personele beleidsvrije ruimte?
- Wie: Wie moet er betrokken worden bij de opmaak van het MJP? Hoe creëren en vergroten we draagvlak en bevorderen we effectiviteit en efficiëntie?
- Wat: Wat moeten we vastleggen in het MJP? Wat zijn onze beleidsdomeinen, -velden en -items? Hoe bouwen we onze doelstellingenboom op? En wat is voor ons prioritair en niet-prioritair beleid?
- Wanneer: Welke rapporten moeten we wanneer voorzien?
De opmaak van het meerjarenplan is voor mij nieuw. Met de verkregen tips en toelichtingen is er minder schrik om ermee te starten. Het zal nog een hele zoektocht worden, maar er zijn superveel bruikbare handvaten.
Christa Bultynck (Knokke-Heist)
Na deze opfrissing van de principes gingen we aan de slag met een aantal oefeningen. We evalueerden ons eigen MJP aan de hand van een checklist en kozen een concrete tak van de doelstellingenboom om verbeteringen of herformuleringen aan te brengen. Daarnaast kregen we de opdracht om een ‘eigen tak’ uit te schrijven aan de hand van het bestuursakkoord en/of inspiratienota.
Het was opnieuw een boeiende en inspirerende dag! Op 29 april is het lerend netwerk welkom in Tervuren voor een regionale intervisie rond het ontwikkelen van een missie, visie en waarden. Daarnaast staan onder andere concrete hr-thema’s centraal, zoals employer branding, een warm onthaal voor nieuwe medewerkers, de organisatie van een jobbeurs en jobrotatiedagen.
De uitwisseling met andere besturen is interessant. Het voelt soms aan als een soort 'klankbordgroep', omdat iedereen met dezelfde topics bezig is.
Leonie Bauwens (Maldegem)
