Gemeenteraad in tijden van corona
"Blijf in uw kot”, “Social distancing” … We leven momenteel in bijzondere tijden en zijn onderworpen aan uitzonderlijke maatregelen. Voor lokale besturen is het dan ook geen evidentie om geplande vergaderingen te regelen. Het Agentschap Binnenlands Bestuur beantwoordde op hun website enkele veelgestelde vragen hieromtrent. Zo is het toegestaan voor de burgemeester om te beslissen om de gemeenteraad te verplaatsen. Fysiek vergaderen wordt niet verboden, maar wordt wel afgeraden. Een vergadering via e-mail wordt slechts toegelaten wanneer aan specifieke voorwaarden wordt voldaan.
Digitale gemeenteraad
De meest gekozen oplossing is het invoeren van een digitale vergadering. Het virtueel vergaderen is ook niet langer beperkt tot enkel de hoogdringende punten. Alle punten mogen op de agenda van de (virtuele) gemeenteraad geplaatst worden, mits inachtneming van de democratische principes en de regels van de deontologie.
Op 23 maart vond in Gent de grootste digitale gemeenteraad ooit in Vlaanderen plaats. Maar liefst 53 gemeenteraadsleden zaten gekluisterd aan hun computer. Zeneb Bensafia, voorzitster van de gemeenteraad en OCMW-raad te Gent vond de eerste digitale gemeenteraad een onverwacht succes. “We gaan de digitale gemeenteraad daarom ook verder uitrollen in april. In maart was er slechts weinig ruimte voor debat en discussie. De agenda was ook ingekort. De commissies en de gemeenteraad in april gaan we nu uitbreiden.”
De stad Gent wil hun kennis ook delen met andere gemeenten en publiceerde een leidraad digtale gemeente- en OCMW-raad. Deze bevat algemene info en specifieke richtlijnen waar men zich best aan houdt wil men een succesvolle digitale gemeenteraad houden. Heel wat tips en tricks worden meegedeeld in elke fase van de gemeenteraad. Volgens Bensafia is een goede voorbereiding cruciaal voor een vlotte digitale gemeenteraad: “De ene heeft thuis een laptop, de ander een pc of een tablet, daarom is een goede voorbereiding en een testmoment mét alle raadsleden een absolute aanrader. Techniek maakt mensen soms onnodig zenuwachtig en onzeker. Niet iedereen is vertrouwd met e-vergaderingen. Onze technici stonden klaar om deze ‘zenuwachtigheid’ en ‘onzekerheid’ op te vangen.
Maar ook de vraag ‘ligt mijn haar goed’ is een bezorgdheid bij sommige dames. En ook dat maakt het interessant om ruim op tijd in te bellen, je krijgt dan meteen antwoord: zorg dat je haar goed zit, drink nog een kopje koffie en ga ermee om. Dergelijke vragen zorgen er natuurlijk voor dat er nét voor de aanvang van de gemeenteraad of eender welke e-vergadering, nog eventjes kan gelachen worden in deze moeilijke omstandigheden om er dan ernstig in te vliegen. “
Zeneb Bensafia geeft ook nog enkele aanvullende praktische tips mee:
- Zorg ervoor dat je alle gemaakte afspraken hebt overlopen met alle raadsleden door een extra e-overleg in te plannen met de raadsleden, zodat vragen en antwoorden onmiddellijk duidelijk zijn voor alle deelnemers;
- De achtergrond vervagen zorgt voor minder afleiding;
- Vermijd achtergrondgeluiden door de micro te dempen wanneer je niet aan het woord bent. Een inkomende oproep is zo gebeurd: er is niets zo gênant als meeluisteren met een inkomend gesprek;
- Zet je gsm op stil;
- Laat de hond eventjes uit alvorens te starten (zeker voor wie alleen is);
- Geef je rondlopende bengel een dikke knuffel alvorens te vergaderen en loop tijdens de zitting niet weg
"Het lijken soms details maar om een zitting met 53 mensen vlot te doen verlopen zijn die afspraken broodnodig want een “doel zonder plan, is slechts een wens” ook voor de organisatie van een vlotte e-gemeenteraad."
