De opvolging van aanvragen binnen het sterk gewijzigde wettelijk kader van openbaarheid van bestuur is geen sinecure. Op basis van de publicatie Leidraad openbaarheid van bestuur overloopt Frankie Schram in detail de belangrijkste verplichtingen en aandachtspunten bij het afhandelen van aanvragen.
Inleiding
Bij de behandeling van een aanvraag dient het bestuur een aantal stappen te respecteren: de registratieverplichting, de doorverwijzingsverplichting, een ontvangstmelding, een eerste onderzoek, een tweede onderzoek. De beslissing kan niet door om het even wie worden genomen en de beslissing moet aan bepaalde voorwaarden voldoen.
1. DE REGISTRATIEVERPLICHTING
Ontvangt een bestuur een aanvraag, dan moet ze die registreren. De registratie moet zo spoedig mogelijk plaatsvinden na de ontvangst. De waarde van de registratie is verschillend naargelang de toepasselijke wetgeving. De registratie in het bestuursdecreet van 7 december 2018 doet de termijnen aanvangen. De beslissings- en uitvoeringstermijnen gaan immers in op de dag nadat de aanvraag geregistreerd is, of als de aanvraag niet geregistreerd is, op de dag nadat de aanvraag is ontvangen.
In de federale openbaarheidswetgeving doet niet de registratie, maar het moment van de ontvangst van de aanvraag de termijnen lopen.
Zowel het bestuursdecreet van 7 december 2018 als de wet van 5 augustus 2006 kennen aan de aanvrager een onmiddellijk recht van toegang toe tot de gegevens van zijn aanvraag in het register.
Het register voor vragen om toegang is geordend volgens de datum van de aanvraag.
2. DE DOORVERWIJZINGSVERPLICHTING
Als algemeen principe geldt dat de aanvraag wordt gericht aan het bestuur dat beschikt over het gevraagde bestuursdocument of de gevraagde milieu-informatie. Burgers kunnen zich gemakkelijk vergissen en een aanvraag aan het ‘verkeerde’ bestuur bezorgen, zeker wanneer een bestuur is overgegaan tot verzelfstandiging van een aantal van haar taken. Verzelfstandigde organen genieten immers van een autonomie tegenover de instelling waarvan ze zijn afgesplitst.
Om die reden vinden we in de verschillende openbaarheidswetgevingen een doorverwijzingsverplichting terug die verschillende vormen kan aannemen. In het bestuursdecreet van 7 december 2018 en de wet van 5 augustus 2006 moet het bestuur de aanvraag zo spoedig mogelijk doorsturen aan de juiste instantie, voor zover deze bekend of vermoedelijk bekend is. Het bestuur brengt vervolgens onmiddellijk ook de aanvrager van deze doorverzending op de hoogte.
De doorverwijzingsverplichting volgens de wet van 12 november 1997 houdt in dat een provinciale of gemeentelijke administratieve overheid die het bestuursdocument niet onder zich heeft, de verzoeker daarvan onverwijld in kennis stelt en hem de benaming en het adres mede van de administratieve overheid die naar haar informatie het document onder zich heeft, meedeelt.
3. EEN ONTVANGSTMELDING
Noch het bestuursdecreet van 7 december 2018, noch de wet van 12 november 1997 leggen een verplichting op tot ontvangstmelding van een aanvraag. Dit betekent niet dat daartoe geen interne verplichting kan bestaan. Een lokaal bestuur kan dit namelijk als interne werkingsregel op algemene wijze opleggen. De termijn waarbinnen de ontvangstmelding moet worden verstuurd, kan een lokaal bestuur dan ook zelf vastleggen.
De wet van 5 augustus 2006 legt een dergelijke verplichting wel op en koppelt die aan de registratie van de aanvraag.
4. EEN EERSTE ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG
Bij een eerste onderzoek moet nagegaan worden of de aanvrager het vereiste belang heeft of aantoont wanneer hij toegang wenst te krijgen tot informatie/documenten van persoonlijke aard, of bepaalde formele uitzonderingsgronden van toepassing zijn en of alle elementen die een aanvraag moeten omvatten, aanwezig zijn. Beide aspecten kunnen en moeten relatief snel gebeuren en soms vergen zij bijkomende stappen van het bestuur.
4.1. Het onderzoek van de inhoudelijke vereisten waaraan de aanvraag moet voldoen
Kunnen het op te algemene wijze geformuleerd zijn van de aanvraag of de kennelijke onredelijkheid van de aanvraag uiteindelijk tot de weigering leiden van de aanvraag, evenals het ontbreken van een belang, dan is dit niet noodzakelijk zo voor de andere inhoudelijke elementen die in de aanvraag moeten worden opgenomen. Zij kunnen tijdens de behandeling van de aanvraagprocedure worden gevraagd aan de aanvrager en het ontbreken ervan stuit enkel de termijnen.
4.2. Het onderzoek van het voldaan zijn aan de belangvereiste voor de toegang tot informatie/ documenten van persoonlijke aard
De belangvereiste komt in alle openbaarheidswetgevingen voor, maar ze geldt niet voor de toegang tot milieu-informatie. Een ontvankelijkheidsvoorwaarde betekent dat de mogelijkheid om het recht van toegang uit te oefenen beperkt wordt tot een belanghebbende of belanghebbenden en niet toekomt aan het publiek. Het belangvereiste geldt enkel ten aanzien van informatie/documenten van persoonlijke aard. Op deze begrippen wordt later ingegaan. Wel willen we hier al opmerken dat het begrip “informatie van persoonlijke aard” (Vlaams openbaarheidsdecreet) niet samenvalt met het begrip “document van persoonlijke aard” (wet van 11 april 1994 en de wet van 12 november 1997), al vertonen ze verwantschap. Hetzelfde kan trouwens worden gesteld van het begrip “belang”.
Hier willen we al wijzen op het verschil in personeel toepassingsgebied van de belangvereiste voor informatie/documenten van persoonlijke aard. Het belangvereiste in het bestuursdecreet van 7 december is enkel van toepassing op overheidsinstanties die volledig onder de toegangsbepalingen vallen. Dit is ook zo voor wat betreft het belangvereiste in de wet van 12 november 1997. Deze is slechts van toepassing op provinciale en gemeentelijke administratieve overheden. De situatie met betrekking tot de wet van 11 april 1994 is een stuk onduidelijker. Deze wet is immers ook van toepassing op administratieve overheden andere dan de federale administratieve overheden, maar slechts in de mate dat deze wet op gronden die tot de federale bevoegdheid behoren, de openbaarheid van bestuursdocumenten verbiedt of beperkt. Bij het opleggen van de belangvereiste voor de toegang tot een document van persoonlijke aard blijkt de toepassing ervan op andere dan niet-federale administratieve overheden niet vanzelfsprekend.
Het hebben van het vereiste belang is nog geen vrijgeleide om toegang tot de gevraagde bestuursdocumenten/milieu-informatie te krijgen. Daarna moet de aanvraag nog een tweede onderzoeksronde passeren.
4.3. Het onderzoek van de formele uitzonderingsgronden
De formele uitzonderingsgronden gelden in principe enkel voor de besturen die volledig onder het toepassingsgebied van de openbaarheidsregelgeving vallen. Dit is niet zo voor de wet van 5 augustus 2006: daar gelden de formele uitzonderingsgronden ook ten aanzien van alle milieu-instanties.
Bepaalde formele uitzonderingsgronden kunnen niet zomaar worden ingeroepen, maar er moet een poging worden ondernomen om de aanvraag binnen de perken van de openbaarheidswetgeving te brengen. In het decreet van 26 maart 2004 is dit voorzien en evenzeer in de wet van 5 augustus 2006. Dit is niet zo voor de wet van 12 november 1997, wat niet verhindert dat een provinciale of gemeentelijke administratieve overheid zelf stappen zet om de aanvraag binnen de perken van de wet te brengen.
Volgens het bestuursdecreet van 7 december 2018 kunnen twee formele uitzonderingsgronden slechts worden ingeroepen als de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de instantie tot herformulering van de eerste aanvraag. Als de aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd, verzoekt de instantie zo spoedig mogelijk de aanvrager zijn aanvraag te specificeren of te vervolledigen. De instantie deelt mee waarom de aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd. Voor zover dat mogelijk is, geeft ze tevens aan welke gegevens over de gevraagde informatie nodig zijn om op de aanvraag te kunnen ingaan. Als een aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze geformuleerd is, dan begint een nieuwe termijn van 20 kalenderdagen te lopen vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag heeft gespecificeerd of vervolledigd.
Volgens de wet van 5 augustus 2006 kan de aanvraag enkel worden afgewezen als deze kennelijk te algemeen geformuleerd blijft, na een verzoek van de milieu-instantie tot herformulering van de aanvraag. Als de aanvraag kennelijk te vaag is geformuleerd, verzoekt de milieu-instantie zo spoedig mogelijk de aanvrager zijn aanvraag te verduidelijken of te vervolledigen. De milieu-instantie deelt mee waarom de aanvraag kennelijk te vaag is geformuleerd. Voor zover dat mogelijk is, geeft ze tevens aan welke gegevens over de gevraagde informatie nodig zijn om de aanvraag verder te kunnen behandelen. Een nieuwe termijn van dertig dagen begint te lopen voor de milieu-instantie vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag heeft verduidelijkt of vervolledigd.
De beoordeling van de formele uitzonderingsgronden moet in concreto gebeuren.
In elk afzonderlijk geval dient voor wat betreft het bestuursdecreet van 7 december 2018 en de wet van 5 augustus 2006, ook voor deze uitzonderingsgronden het algemeen belang dat is gediend met openbaarmaking te worden afgewogen tegen het specifieke belang dat is gediend met de weigering om openbaar te maken. Dit is ook zo voor de formele uitzonderingsgronden in de wet van 12 november 1997. De Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur heeft verder geoordeeld dat voor het inroepen van de formele uitzonderingsgronden een meer diepgaande motivering nodig is omdat deze uitzonderingsgronden een facultatief karakter hebben en dus een ruimere discretionaire bevoegdheid van het bestuur inhouden.
5. HET TWEEDE ONDERZOEK: HET ONDERZOEK VAN DE INHOUDELIJKE UITZONDERINGSGRONDEN
Het onderzoek van de inhoudelijke uitzonderingsgronden vergt dat de inhoud van de gevraagde bestuursdocumenten/milieu-informatie van naderbij wordt bekeken. Daartoe moet niet enkel rekening worden gehouden met de in de openbaarheidsregelgeving opgenomen uitzonderingsgronden, maar gelden ook de andere bij de wet, het decreet of de ordonnantie bepaalde uitzonderingen op de gronden die te maken hebben met de uitoefening van de bevoegdheden van de federale overheid, de gemeenschap of het gewest.
6. DE BESLISSENDE OVERHEID
De decreetgever heeft voor een aantal overheidsinstanties duidelijk gedefinieerd wie namens hen de beslissing over de openbaarmaking neemt. De beslissing over de aanvraag wordt genomen, onverminderd delegatie:
1° voor de gemeenten, de districten en de OCMW’s: door de algemeen directeur;
2° voor de provincies: door de griffier;
3° voor de polders en wateringen: door de dijkgraaf van de polder of de voorzitter van de watering;
4° voor de besturen van de erkende kerk- of geloofsgemeenschappen van de erkende erediensten: door hun voorzitter.
Volgens de wet van 12 november 1997 is de beslissende overheid de provinciale of gemeentelijke administratieve overheid. We gaan hier even nader in op wie namens een gemeentelijke administratieve overheid de beslissing kan nemen. Theoretisch is het zo dat wie namens een gemeentelijke administratieve overheid beslissingen neemt, ook bevoegd is om te beslissen of er al dan niet toegang tot bestuursdocumenten dient te worden verleend. De Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten was er zich van bewust dat dit niet altijd even praktisch is. Daarom oordeelde de Commissie dat ook een alternatieve interpretatie kan worden gevolgd op grond van de artikelen 126 en 133 van de Nieuwe Gemeentewet. Op grond van artikel 133 N. Gem.W. is de burgemeester principieel bevoegd om voor de uitvoering van de wetten te zorgen, tenzij de wet die bevoegdheid uitdrukkelijk aan het college van burgemeester en schepenen heeft toevertrouwd. Dit laatste is echter niet het geval, aangezien de wet van 12 november 1997 wat dit betreft geen enkele toewijzingsbepaling bevat. Bovendien bepaalt art. 126, eerste lid, 1° N. Gem.W. dat de burgemeester gemeentelijke ambtenaren ertoe kan machtigen uittreksels en afschriften van andere akten dan de akten van de burgerlijke stand af te geven, wat impliceert dat hij principieel bevoegd is om de beslissingen inzake de toegang tot bestuursdocumenten te nemen. Die bevoegdheid moet echter worden genuanceerd voor wat betreft het afleveren van afschriften en uittreksels van de akten en registers van de burgerlijke stand. Art. 45 B.W. kent het recht om uittreksels en afschriften van de burgerlijke stand af te leveren toe aan de bewaarders van de burgerlijke stand. In dit licht moet art. 7 van het B.W. worden gelezen: “Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het beheer van de burgerlijke stand. De burgemeester, of een hiertoe door het college aangeduide schepen, vervult de taak van ambtenaar van de burgerlijke stand. Hij zorgt in het bijzonder voor het nauwkeurig naleven van alle bepalingen in verband met de akten van de burgerlijke stand. Bij verhindering van de ambtenaar van de burgerlijke stand wordt deze tijdelijk vervangen door de burgemeester, een schepen of een raadslid in de volgorde van hun benoemingen” De burgemeester is bijgevolg enkel bevoegd om uittreksels en afschriften van de registers van de burgerlijke stand te verstrekken als hij ook als ambtenaar van de burgerlijke stand optreedt. Bovendien mag men art. 126 N. Gem.W. niet uit het oog verliezen. Dat artikel bepaalt dat de burgemeester en de ambtenaar van de burgerlijke stand ieder wat hem betreft, beambten van het gemeentebestuur kunnen machtigen tot
1° het afgeven van uittreksels uit of afschriften van andere akten dan die van de burgerlijke stand;
2° het afgeven van uittreksels uit de bevolkingsregisters en van getuigschriften die geheel of ten dele aan de hand van die registers zijn opgemaakt;
3° het legaliseren van handtekeningen;
4° het voor eensluidend verklaren van afschriften van stukken.
In dezelfde zin bepaalt artikel 9 van het B.W. dat de ambtenaar van de burgerlijke stand voor alle taken inzake het opmaken van akten van burgerlijke stand, met inbegrip van het afleveren van afschriften en uittreksels ervan, een speciale schriftelijke machtiging kan verlenen aan één of meer beambten van het gemeentebestuur. Deze machtiging is niet mogelijk voor de opmaak van de akte van huwelijk.
Ook de wet van 5 augustus 2006 bepaalt nader wie namens een milieu-instantie de beslissing over de openbaarmaking neemt. De beslissing over de aanvraag wordt genomen, onverminderd delegatie, door een bevoegd leidinggevend personeelslid van een milieu-instantie die over de milieu-informatie beschikt. Beschikt de milieu-instantie niet over personeel, dan wordt de beslissing genomen door de bevoegde persoon overeenkomstig de toepasselijke regelgeving en statuten.
Het is van belang erop te wijzen dat zowel in het bestuursdecreet als in de wet van 5 augustus 2006 in een delegatiemogelijkheid is voorzien. Zo is maatwerk mogelijk en wordt rekening gehouden met de capaciteiten die elke instantie/milieu-instantie heeft.
Wie bevoegd is, kan zijn beslissingsbevoegdheid niet aan een advocaat toevertrouwen.
Delegatie van bevoegdheid is steeds mogelijk, ook al is ze niet uitdrukkelijk vermeld in de wet van 12 november 1997. Die delegatie moet dan wel steeds uitdrukkelijk en formeel gebeuren en moet uitgaan van wie bevoegd is. Zo kan de algemeen directeur van een gemeente de beslissingsbevoegdheid inzake openbaarheid van bestuur niet delegeren aan het hoofd van de brandweer, omdat hij initieel geen beslissingsbevoegdheid heeft. Die bevoegdheid rust bij het college.
7. DE BESLISSING
7.1. De inhoud van de beslissing
Een bestuur moet uitgaan van het principe dat alle bestuursdocumenten openbaar zijn. Er kan dan ook slechts worden beslist tot de niet-openbaarmaking dan op grond van in een decreet, wet of ordonnantie voorhanden zijnde uitzonderingsgronden. De inhoudelijke uitzonderingsgronden beschermen bepaalde belangen, maar deze belangen op zich kunnen niet leiden tot de niet-openbaarmaking. Dit kan slechts dan na het uitvoeren van een test, hetzij een schadetest, hetzij een algemeen belangtest. De motivering moet in concreto en op pertinente wijze plaatsvinden.
Buiten het feit dat dit een specifieke motiveringsvereiste bevat, is ook de algemene motiveringsplicht van toepassing en de daarop aanwezige uitzonderingen. Dit vereist het geven van de juridische beweegredenen, de feitelijke overwegingen en het aantonen van het afdoende karakter. De motivering mag echter niet voor gevolg hebben dat informatie vrij zou worden gegeven die net door de uitzonderingsgronden worden beschermd. Dit geldt zeker wanneer de motivering:
1° de uitwendige veiligheid van de Staat in het gedrang zou brengen;
2° de openbare orde zou verstoren;
3° afbreuk zou doen aan de eerbied voor het privéleven;
4° afbreuk zou doen aan de bepalingen inzake de zwijgplicht.
Wordt de aanvraag tot openbaarmaking afgewezen omwille van het feit dat de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer of als het om bestuursdocumenten gaat die informatie bevatten die door een derde werd verstrekt zonder dat hij daartoe verplicht werd en die hij uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft bestempeld of als het gaat om het vertrouwelijke karakter van commerciële en industriële informatie, wanneer deze informatie beschermd wordt om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren, dan neemt de overheidsinstantie op grond van het bestuursdecreet van 7 december 2018 contact op met de betrokkene en vraagt ze of de aanvrager toestemming krijgt om alsnog toegang te krijgen tot het gevraagde bestuursdocument. Zowel het contact opnemen met de derde als het verlenen van de toestemming kan het best via brief, fax of mail gebeuren, zodat de aansprakelijkheid van de instantie niet in het gedrang komt wanneer er achteraf discussie zou rijzen.
Als een instantie een uitzondering inroept waarbij aan een derde vooralsnog de toestemming kan worden gevraagd, dan moet de instantie haar beslissing nemen binnen de decretaal vastgestelde termijn. De instantie vermeldt in haar brief waarin ze haar beslissing meedeelt de mogelijkheid dat er alsnog openbaarmaking kan geschieden na toelating van de persoon op wie de informatie betrekking heeft. Ze vermeldt hierin ook dat ze de vraag om toelating aan de derde heeft verstuurd. Samen met de beslissing moet immers ook de aanvraag om toelating verstuurd worden. Het is wel zo dat enkel de beslissing van de instantie vatbaar is voor beroep en niet de beslissing van de derde om al dan niet toelating te verlenen. Het verlenen van de toelating door de derde is decretaal niet gebonden aan een termijn. Het is een toemaatje om vooralsnog openbaarmaking mogelijk te maken, maar de beslissing hiertoe ligt niet in handen van een instantie.
Eenzelfde verplichting lezen we in de wet van 5 augustus 2006 wanneer de aanvraag wordt afgewezen op grond van volgende belangen:
• de fundamentele rechten en vrijheden van de bestuurden en in het bijzonder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
• het vertrouwelijke karakter van commerciële en industriële informatie, wanneer deze informatie wordt beschermd om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren;
• de aanvraag heeft betrekking op een advies of een mening die een derde vrijwillig en vertrouwelijk aan een milieu-instantie heeft meegedeeld en waarvan hij uitdrukkelijk heeft gevraagd het als vertrouwelijk te behandelen.
In dit geval gaat de Federale Beroepscommissie voor de toegang tot milieu-informatie ervan uit dat het de milieu-instantie is die zich tot de betrokkene richt om diens toestemming te verkrijgen.
In twee gevallen bestaat nog een extra vermeldingsplicht in de beslissing tot afwijzing van de aanvraag omwille van het nog niet afgewerkt zijn van een bestuursdocument of milieu-informatie. Op grond van het bestuursdecreet van 7 december 2018 moet in de beslissing worden vermeld welke instantie verantwoordelijk is voor de afwerking van het bestuursdocument, alsmede de geschatte termijn voor de voltooiing ervan. Op grond van de wet van 5 augustus 2006 moet de beslissing waarmee de aanvraag wordt afgewezen omwille van het feit dat de milieu-informatie onvoltooid of onafgewerkt is, vermelden wie verantwoordelijk is voor de verdere afwerking van de gevraagde milieu-informatie en binnen welke termijn dit vermoedelijk zal gebeuren.
Op grond van het bestuursdecreet van 7 december 2018 moet een overheidsinstantie die een aanvraag tot openbaarmaking inwilligt, in de beslissing vermelden dat die inwilliging geen toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken.
7.2. De betekening van de beslissing
Als de aanvraag tot openbaarmaking betrekking heeft op een bestuursdocument waarin een werk is opgenomen dat door een intellectueel recht beschermd wordt, wijst de instantie in haar beslissing hierop.
Verder moet de beslissing ter kennis worden gebracht. Men spreekt in dit verband van de betekening. De betekening van een weigeringsbeslissing of een beslissing over het uitstel moet de beroepsmogelijkheden vermelden. De formulering is niet identiek. In het bestuursdecreet van 7 december 2018 luidt het dat een individuele administratieve beslissing slechts geldig ter kennis wordt gebracht als ook de beroepsmogelijkheden en de modaliteiten van het beroep worden vermeld. Deze verplichting geldt ten aanzien van alle georganiseerde administratieve beroepen en jurisdictionele beroepen. De sanctie bij niet-naleving is dat de termijn voor het indienen van het beroep bij een overheidsinstantie pas vier maanden na de kennisgeving start. De mogelijkheid van het instellen van een annulatieberoep bij de Raad van State moet worden vermeld op grond van artikel 19, § 2 van de RvS-wet. Deze bepaling luidt als volgt:
“De verjaringstermijnen voor de beroepen bedoeld bij artikel 14, § 1, nemen alleen een aanvang op voorwaarde dat de betekening door de administratieve overheid van de akte of van de beslissing met individuele strekking het bestaan van die beroepen alsmede de in acht te nemen vormvoorschriften en termijnen vermeldt. Indien aan die verplichting niet wordt voldaan, dan nemen de verjaringstermijnen een aanvang vier maanden nadat de betrokkene in kennis werd gesteld van de akte of van de beslissing met individuele strekking.”
In beide gevallen bedraagt de sanctie dat de beroepstermijn slechts 4 maanden wordt gestuit, waarna de gewone termijn begint te lopen.
In de wet van 12 november 1997 en in de wet van 5 augustus 2006 luidt het dat elk document waarmee een beslissing of een administratieve handeling met individuele strekking uitgaande van een provinciale of gemeentelijke administratieve overheid/milieu-instantie die volledig onder het toepassingsgebied van de wet van 5 augustus 2006 valt, ter kennis wordt gebracht van een bestuurde, de eventuele beroepsmogelijkheden, de instanties bij wie het beroep moet worden ingesteld en de geldende vormen en termijnen vermeldt. De sanctie is hier dat bij ontstentenis de verjaringstermijn voor het indienen van het beroep geen aanvang neemt. Geldt deze verplichting enkel ten aanzien van individuele administratieve beslissingen genomen ten aanzien van een bestuurde, dan geldt de verplichting in het bestuursdecreet van 7 december 2018 ten aanzien van een gebruiker, waarbij een gebruiker staat voor burgers, andere overheidsinstanties, externe overheden of instellingen met een publieke taak, in de mate dat ze in contact staan met de overheidsinstanties bij de toepassing van wettelijke of reglementaire bepalingen.
7.3. De kennisgevingstermijn
De beslissing op grond van het bestuursdecreet van 7 december 2018 moet zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen twintig kalenderdagen schriftelijk, per e-mail of per webformulier worden beantwoord. De termijn vangt aan de dag na de datum van registratie van de aanvraag, en bij ontstentenis van deze registratie, op de dag na de datum van ontvangst van de aanvraag. Ze verstrijkt om middernacht van de laatste dag. Deze termijn kan onder strikte voorwaarden worden verlengd. Als de instantie oordeelt dat de gevraagde informatie moeilijk tijdig te verzamelen is, of als de toetsing van de aanvraag tot openbaarmaking aan de uitzonderingen moeilijk tijdig uit te voeren is, dan deelt ze aan de aanvrager mee dat de termijn van twintig kalenderdagen verlengd wordt tot een termijn van veertig kalenderdagen. De verlengingsbeslissing vermeldt de reden of de redenen voor het uitstel.
De beslissing op grond van de wet van 12 november 1997 moet in principe onmiddellijk worden genomen, maar als een administratieve overheid hierop niet onmiddellijk kan ingaan of de aanvraag afwijst, dan geeft ze binnen de termijn van dertig dagen na ontvangst van de aanvraag kennis van de redenen van het uitstel of de afwijzing. In geval van uitstel kan de termijn nooit met méér dan vijftien dagen worden verlengd. De termijn vangt aan op de dag van ontvangst van de aanvraag. Bij ontstentenis van een kennisgeving binnen de voorgeschreven termijn, wordt de aanvraag geacht te zijn afgewezen.
Op grond van de wet van 5 augustus 2006 deelt de milieu-instantie haar positieve, gedeeltelijke positieve of negatieve beslissing zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de dertig kalenderdagen mee aan de aanvrager. Ook hier hebben we te maken met een mededelingstermijn. Deze termijn kan ook onder strikte voorwaarden worden verlengd, namelijk als de toetsing van de aanvraag tot openbaarmaking op basis van de uitzonderingsgronden of op basis van de omvang van de aanvraag, moeilijk tijdig uit te voeren is, dan deelt ze binnen de initiële termijn aan de aanvrager mee dat de mededelingstermijn van de beslissing tot vijfenveertig kalenderdagen wordt verlengd. De verlengingsbeslissing vermeldt de reden of de redenen voor het uitstel.
De openbaarheidswetgevingen bevatten geen beslissingstermijn, maar wel een kennisgevings- of mededelingstermijn, een termijn waarbinnen de kennisgeving of mededeling van de beslissing over de al dan niet openbaarmaking moet plaatsvinden. In de praktijk zal echter niet altijd het onderscheid vastgesteld kunnen worden of op zijn minst zullen die termijnen samenvallen.
Deze tekst is een uittreksel uit Leidraad openbaarheid van bestuur van Frankie Schram.
Deze publicatie is online beschikbaar voor MATConnect-abonnees.
Papieren exemplaren zijn te verkrijgen via de webshop van Uitgeverij Vanden Broele.
