Het inzagerecht van raadsleden is in het Decreet lokaal bestuur (DLB) zeer ruim gesteld:
- Artikel 29 §1 DLB zegt: “De gemeenteraadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van de gemeente betreffen. De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs.”
- Daarnaast mogen gemeenteraadsleden alle instellingen en diensten bezoeken die de gemeente opricht en beheert (artikel 29 §2 DLB).
- De gemeenteraad bepaalt bij huishoudelijk reglement de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift, en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert (artikel 29 §3 DLB).
- De gemeenteraadsleden, alsook alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht. Dit artikel doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de gemeenteraadsleden, alsook van alle andere personen als vermeld in het eerste lid wegens schending van het beroepsgeheim, overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek (artikel 29§4 DLB).
- Het inzagerecht en het bezoekrecht van de gemeenteraadsleden, vermeld in paragraaf 1 tot en met 3, geldt ook voor de autonome gemeentebedrijven van de gemeente (artikel 29 §5 DLB).
Hieronder worden de verschillende onderdelen ontleed:
- Alle stukken, enz.: het gaat inderdaad om alle stukken: dit betekent ook adviezen of beleidsvoorbereidende documenten. In die zin gelden de beperkingen die gelden voor burgers in het kader van openbaarheid van bestuur, niet voor inzagerecht. Het inzagerecht voor raadsleden is dus ruimer dan de openbaarheid voor burgers of derden.
- Ongeacht de drager: dit wil zeggen elektronische documenten, fysieke, e- mails en zeer stikt genomen zelfs sms ‘en, tweets enz.
- Het is het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad dat de voorwaarden bepaalt waaronder het inzagerecht en recht op afschrift door raadsleden kan worden uitgeoefend. Zo kan bijvoorbeeld bepaald worden dat het inzagerecht van zeer gevoelige dossiers zoals audits, enz. bij de algemeen directeur moet worden uitgeoefend. Strikt genomen mogen raadsleden van alle dossiers een afschrift krijgen, ook van de meest gevoelige dossiers. In het huishoudelijk reglement kunnen eventueel bepalingen opgenomen worden om de geheimhouding te garanderen (zoals het komen inzien van stukken in plaats van er een afschrift van te bekomen).
- De gemeenteraadsleden zijn tot geheimhouding verplicht: dit wil zeggen dat zij geen vertrouwelijke informatie mogen openbaar maken, eventueel met mogelijkheid tot strafrechtelijke vervolging. Ontwerpbesluiten die niet ter inzage zijn voor derden of vertrouwelijke adviezen, enz. mogen dus niet zomaar openbaar gemaakt worden (bijvoorbeeld in de pers). Uiteraard is de bewijslast van wie de geheimhoudingsplicht heeft geschonden niet gemakkelijk.
Mag er dan ook vanuit gegaan worden dat de adviezen die aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd door de administratie met het oog op de goedkeuring van een ontwerptekst van een gemeenteraadsbeslissing eveneens ter inzage liggen van de gemeenteraad, eens het college de ontwerp gemeenteraadsbeslissing heeft goedgekeurd en waarbij beslist wordt om ze te agenderen op de volgende gemeenteraadszitting?
Inderdaad, eigenlijk zijn alle adviezen ter inzage van raadsleden (volgens een letterlijke lezing van artikel 29 DLB), zeker als ze deel uitmaken van een dossier dat aan de gemeenteraad wordt voorgelegd (na goedkeuring door het college van de ontwerpgemeenteraadsbeslissing).
- Adviezen waarnaar expliciet verwezen wordt in de ontwerpbesluitvorming voor de gemeenteraad (bijvoorbeeld in bijlage) maken integraal deel uit van het gemeenteraadsdossier en zouden eigenlijk zelfs zonder een vraag tot inzage van een raadslid, moeten ter inzage gelegd worden van de raadsleden.
- Beleidsvoorbereidende adviezen door de administratie waarnaar niet wordt verwezen in de ontwerpbesluitvorming voor de gemeenteraad maken geen integraal deel uit van het gemeenteraadsdossier en dienen enkel ter voorbereiding van de besluitvorming. Volgens een letterlijke lezing van artikel 29 DLB kunnen die altijd ter inzage worden opgevraagd door een raadslid; een raadslid moet dan wel op de hoogte zijn van deze interne beleidsvoorbereidende adviezen/ werkdocumenten enz. Het is aan te raden er niet expliciet naar te verwijzen in de ontwerpbesluitvorming.
Dienen verder de adviezen van de administratie die worden opgemaakt bij de voorbereiding van elke collegebeslissing ter inzage te zijn van de gemeenteraadsleden eens het college haar beslissing (van gemeentelijk en/of gemengd belang) heeft genomen en het advies van de administratie een definitieve status heeft verworven?
Inderdaad. Hier verwijs ik naar wat hoger is gezegd over adviezen. Als adviezen een definitieve status hebben verworven doordat het in de besluitvorming is opgenomen, of doordat ernaar verwezen wordt, is het ter inzage van raadsleden. Vereist is wel dat de bestuursdocumenten reeds afgewerkt zijn en een definitieve status hebben verworven. Het inzagerecht geldt dus niet voor documenten die nog onafgewerkt of onvolledig zijn, met name documenten die nog ter studie of ter discussie liggen en om die reden nog geen definitieve status hebben verworven en documenten die nog moeten worden opgesteld. Zie hiervoor ook het antwoord op de parlementaire vraag van Brecht Warnez (vraag nr. 16, 24 oktober 2019).
Het zeer ruime inzagerecht van raadsleden dat door het DLB is voorzien, strookt eigenlijk niet met de juridische waarde van democratische besluitvorming door het college. Immers op basis van artikel 29 DLB zou een raadslid een advies of intern document of ontwerpbesluit van de administratie ter inzage kunnen opvragen, nog voordat het college hierover een beslissing heeft genomen. Het college kan altijd een andere beslissing nemen; ontwerpdocumenten hebben immers geen juridische waarde.
Conclusie:
- Doordat het inzagerecht van gemeenteraadsleden zeer ruim gesteld is in artikel 29 van het DLB, is het aangewezen hier pragmatisch mee om te gaan:
- adviezen, bijlagen, verslagen van vergaderingen, werkdocumenten, enz. waarnaar expliciet verwezen wordt in ontwerpbesluitvorming bestaan én kunnen niet aan het inzagerecht van raadsleden onttrokken worden. Zij maken in feite integraal deel uit van het gemeenteraadsdossier dat alle raadsleden aanbelangt.
- Beleidsvoorbereidende adviezen enz. waarop beroep gedaan is bij de totstandkoming van de besluitvorming maar die nergens expliciet vermeld worden, kunnen volgens een letterlijke lezing van artikel 29 DLB niet aan het inzagerecht onttrokken worden; het raadslid moet dan evenwel het bestaan ervan weten.
- Raadsleden moeten zich wel houden aan de geheimhoudingsplicht van bijvoorbeeld vertrouwelijke documenten; besluiten die niet ter inzage zijn, mogen niet zomaar door raadsleden openbaar gemaakt worden voor derden, met mogelijkheid van een strafrechtelijke vervolging.
